Quando estourou a pandemia, em 2020, as empresas se viram obrigadas a mudarem a sua operação da noite para o dia. O desafio do home office e da busca por manter a produtividade de seus colaboradores se tornou um grande desafio dos gestores e líderes. As áreas de Recursos Humanos também se viram desafiadas a orquestrar todo esse movimento. E o mesmo ocorreu com os treinamentos corporativos e a plataforma de treinamento onde são disponibilizados.

A busca por soluções tecnológicas que atendessem e mitigassem esse impacto foi enorme. E assim também ocorreu com as soluções em tecnologias educacionais. 

Cursos que até então eram ministrados de maneira presencial precisaram de reformulação e de um ambiente onde seriam disponibilizados a todos os funcionários das empresas. 

E um dos pontos críticos para o sucesso do processo foi a escolha de uma plataforma de treinamentos que atendesse aos requisitos definidos pelas áreas responsáveis. E não faltam opções no mercado.

O que é?

Mais conhecido no Brasil como AVA (Ambiente Virtual de Aprendizagem), os LMS (Learning Management System ou Sistemas de Gerenciamento de Aprendizagem) são plataformas que possibilitam a oferta e gestão de cursos a distância, desde o acompanhamento do processo de ensino-aprendizagem ao controle de matrículas e certificação. resumindo, são plataformas EAD para treinamentos corporativos.

O moodle é uma plataforma EAD de código aberto que você já deve conhecer, mas que provavelmente não é complexa o suficiente para te atender. Algumas delas possuem um sistema de gestão mais robusto. Outras priorizam a experiência da aprendizagem, como no caso das plataformas de VLE (Virtual Learning Experience). E ainda temos as plataformas de CMS (Content Management System ou Sistema de Gerenciamento de Conteúdo) que por meio de personalizações acabam emulando um LMS.

Como funciona uma plataforma de treinamento?

Basicamente um LMS é um sistema que é instalado em um servidor, que pode ser próprio (equipamento físico dentro da empresa) ou em um serviço de hospedagem em nuvem. Nesses casos, a empresa precisará de uma equipe com experiência em gerenciamento de servidores, programadores, designers gráficos, profissionais de UX/UI, dentre outros.

Também existem plataformas de treinamento que são fornecidas por empresas especializadas. Nesse caso, o LMS é ofertado na modalidade de SaaS (Software as a Service). Esses fornecedores cuidam de todo o processo de gestão técnica do serviço e em alguns casos oferecem a possibilidade de personalização do sistema. 

Além, claro, de disponibilizarem uma equipe de suporte aos usuários. E precisamos lembrar que em serviços como esses teremos tanto os administradores vinculados à empresa (como a equipe de RH), quanto os funcionários no papel de alunos.

Por que investir em uma plataforma de treinamento?

Adotar uma plataforma de treinamento é criar um ambiente onde o conhecimento estará de maneira estruturada e disponível a todos os membros da organização, não importa o nível hierárquico. De acordo com o site Global News Wire, até 2026 serão investidos a nível global cerca de 374.3 bilhões de dólares em soluções de tecnologias educacionais.

Além disso, todos terão autonomia para definir o que estudar e o ritmo em que esse processo se dará, podendo, inclusive, extrapolar o que estiver definido no PDI (Plano de Desenvolvimento Individual). Assim os funcionários conseguem se preparar, por exemplo, para uma mudança de área ou mesmo uma promoção dentro da própria empresa.

É claro que a plataforma por si não garantirá o sucesso das ações educativas de uma empresa. Mas, investir em um LMS é como construir a estrutura de um edifício. Os cursos online e conteúdos disponibilizados na ferramenta é que darão a cara à solução. E se ela possibilitar que novas metodologias e diversos tipos de objetos de aprendizagem sejam utilizados, melhor ainda. Uma plataforma que possibilite a criação de estratégias gamificadas, por exemplo, com a concessão de bagdes (insígnias) ou criação de um ranking interno dos colaboradores que mais participam de cursos. Assim, a plataforma permite aumentar o engajamento, para que profissionais da sua equipe desenvolvam cursos que vão dar resultado.

Como escolher a plataforma de treinamento certa?

Para você ter uma noção, no site Elearning Industry, são listadas 853 plataformas de aprendizagem. E ouso dizer que a lista está incompleta. Então, pode parecer uma tarefa complicada escolher um LMS sem ter uma certa experiência com esse tipo de tecnologia. 

Porém, alguns pontos como o público-alvo, quantidade de usuários, tipos de estratégias educacionais, tipos de materiais que serão disponibilizados, a integração da plataforma com outras tecnologias já adotadas pela empresa e tipos de relatórios de desempenho disponíveis podem ser aspectos importantes a serem considerados no momento da escolha. 

Então, a dica aqui é: antes de começar a sua busca, liste todos os seus requisitos, o mínimo, o desejável e o que pode fazer a diferença na hora da escolha. Definindo isso já facilitará o seu processo de filtragem. 

Além disso, procure comunidades de profissionais da área. Em sites como Facebook, LinkedIn e até mesmo em serviços de mensagens como Whatsapp e Telegram existem diversos grupos de profissionais de T&D, de EAD, de design instrucional, dentre outros, que podem ajudar com certas informações. Sempre tem alguém nos grupos disposto a ajudar.

Principais funcionalidades

Definidos os requisitos para a escolha da plataforma de treinamento online, algumas características precisarão de atenção. Escolher um LMS vai além de escolher aquele que possui as ferramentas mais inovadoras ou o que está na moda entre as empresas e instituições de ensino.

Lógico que verificar se o LMS possui as ferramentas e integrações necessárias faz parte da lista. Se dentro das estratégias educacionais ficou definido que serão criados cursos baseados em social learning, por exemplo, ou se a empresa pretende trabalhar um programa de certificação dos usuários dos seus produtos digitais, você terá que buscar uma plataforma que possua um sistema de emissão, verificação e gestão de certificados ou que possibilite a integração de um serviço. 

Se muitos cursos serão baseados em vídeo, é interessante verificar se a plataforma possui sistema de streaming próprio (para transmissões em tempo real) ou se você terá que integrar a ela uma solução de terceiros. E assim por diante.

Mas, alguns aspectos técnicos são essenciais no momento de escolher a solução. Vejamos a seguir.

Suporte

Um ponto que é necessário verificar é como se dá o suporte ao usuário. Quando a solução escolhida é instalada internamente na empresa (em seus servidores), como já dito, uma estrutura de atendimento precisará ser criada. 

No caso da contratação de um LMS de terceiros é importante verificar como se dará o suporte aos alunos e administradores da plataforma. Em alguns casos o nível de suporte dependerá do nível do pacote contratado. Existem fornecedores que em um nível básico de assinatura oferecem somente suporte por e-mail. E em outros casos o suporte será “24×7” através de diversos meios de comunicação, como e-mail, chat e 0800 etc.

Outro ponto importante é saber os prazos de atendimento. Quanto tempo eles terão para dar um retorno sobre o problema após um ticket ser aberto? Existe suporte direto ao aluno? Existe documentação de consulta disponível? 

Ou seja, em caso de problemas na plataforma, precisa estar explícito quem resolverá e em quanto tempo. O seu colaborador pode ficar desanimado e não se engajar se não consegue acessar a ferramenta.

Estabilidade

Assim como o suporte, um item importante online é saber como é a estabilidade do serviço. Eles oferecem alguma garantia de que o sistema estará operacional a qualquer momento? O serviço cai muito? Até quantos alunos simultâneos a plataforma suportará?

Alguns fornecedores limitam a capacidade dos servidores de acordo com o plano de assinatura escolhido. Se você contratou para somente 50 usuários, pode ser que o seu servidor seja mais fraco e até que compartilhe a mesma máquina com outras plataformas de outras empresas. Isso não ocorrerá em planos mais robustos, onde se espera um grande fluxo de acessos à plataforma.

Então, verifique esse item para não ter surpresas e descobrir que o serviço contratado não oferece garantia de estabilidade da plataforma de treinamento em caso de muitos acessos simultâneos.

Visual

Um ambiente visualmente agradável é um ambiente que engaja o seu usuário. Não quer dizer que ele precisa ser uma obra de arte. Mas, precisa agradar aos olhos de quem o utilizará constantemente.

Um ponto importante a ser visto é se o tema visual da plataforma é personalizável. E se a resposta for sim, quem será capaz de fazer isso? A sua equipe pode criar e adaptar o layout facilidade? Em alguns casos o próprio fornecedor poderá fazer isso e em outros você terá que personalizar ou contratar alguém que o faça. 

Então, não esqueça de verificar isso quando estiver escolhendo a sua plataforma.

Usabilidade

Como é a usabilidade do sistema? Ele é intuitivo ou o usuário precisará de um mapa do tesouro para encontrar o que procura? Ou seja, a plataforma é de fácil navegação, com as suas opções bem definidas e visualmente fáceis de localizar?

Pode ser que ao acessar um recurso multimídia o usuário não consiga retornar de maneira fácil ao ponto de origem. Ou a plataforma não possui um recurso de busca interna que ajude o aluno a encontrar exatamente o que procura. Ou mesmo os administradores, professores e tutores tenham dificuldade de subir materiais, pois a ferramenta não facilita esse processo.

Antes de escolher o LMS, se você já não o conhece, solicite uma demonstração. Alguns fornecedores garantem alguns dias de acesso gratuito à ferramenta. Explore-a bem. Clique em tudo. Veja como se comportam elementos inseridos nela. Faça muitos testes e tire as suas dúvidas com a equipe de atendimento ao cliente antes de bater o martelo e escolher a sua plataforma.

Acessibilidade

E não poderia finalizar este artigo sem falar de outro critério tão importante quanto os demais aqui levantados. O quesito acessibilidade.

Empresas que contam com 100 ou mais pessoas em seu quadro já são obrigadas a destinar um percentual das vagas a pessoas com deficiência (PcD). E o espectro de deficiências é vasto.

Assim, é importante certificar-se que a plataforma é acessível. Se, por exemplo, ela é facilmente lida por um software de leitura de tela. Ou se ela possui opções de aumentar o tamanho dos textos ou mudar o esquema de cores, contraste etc.

Se a sua empresa já é obrigada por lei a destinar parte das vagas a PcDs, a acessibilidade precisa obrigatoriamente constar na sua lista de checagem. E mesmo que neste momento a sua empresa não conte com pessoas com deficiência no seu quadro. Em algum momento você terá. E é fundamental garantir que a plataforma seja acessível.

Existe uma infinidade de pontos a serem observados quando da escolha de uma plataforma de treinamento. Os aspectos levantados aqui são os principais. Mas lembre-se de que a solução deve estar adequada ao seu público, no caso os seus colaboradores. Enfim, os cursos serão destinados a eles e o desenvolvimento deles será fundamental para o crescimento da sua empresa.