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Devido à dinamicidade atual do mercado de trabalho, em que por vezes trabalhadores passam menos tempo na empresa, os gestores de RH se deparam com um grande desafio que já começa na seleção e no onboarding. Devem oferecer aos colaboradores (dentro da plataforma LMS e fora dela) uma experiência que satisfaça ou supere as suas expectativas e necessidades. Além de transformar a empresa em um lugar diferenciado para se trabalhar.

A organização bem-sucedida é aquela que, em sua estratégia e em sua gestão, colocará em ordem prioritária de cuidado e preocupação primeiramente o empregado, em seguida o cliente e finalmente o acionista (Tieppo, p. 92, 2021).

A partir daí surgem novos conceitos em gestão de pessoas como o EX (Employee Experience, em português, experiência do colaborador). Ele abrange todas as interações que o colaborador realiza durante sua jornada na empresa, desde o recrutamento até o desligamento. Uma dessas etapas é o tema do nosso blog: Onboarding!   

O que é Onboarding?

O programa de integração ou socialização organizacional engloba os primeiros passos para a empresa construir uma relação saudável com o colaborador. O objetivo é passar ao recém-contratado uma primeira boa impressão na apresentação de itens como histórico, áreas, negócios, normas e o fit cultural.

Essa iniciativa é ponto-chave para a empresa no que tange à retenção. Ali, o colaborador decide se quer ou não aderir às normas da empresa. Nessa hora o gestor é a ponte para apoiar e potencializar a integração.

Esse processo se torna eficiente quando há empatia e comunicação. Assim, conseguimos promover engajamento e um vínculo emocional com o novo colaborador logo no início, de maneira que ele se sinta importante e acolhido

É importante saber que existe tanto o onboarding de funcionários quanto o onboarding de clientes, mas que o princípio é o mesmo.   

Pensando nisso, reuni neste post do blog um guia completo sobre Onboarding, envolvendo conceitualização, benefícios, e como esse programa influencia nos resultados da empresa, assim como elementos e suas aplicações. Vamos lá?!  

O que é um Onboarding bem feito?

O trabalho da Gestão de RH é feito por pessoas e para pessoas. 

Uma das principais atividades do RH é mapear a jornada do colaborador

Na etapa de onboarding, que é o programa de integração com os passos iniciais do recém-contratado na empresa, existe a responsabilidade de proporcionar uma experiência relevante, empática e eficiente. Isso exige sensibilidade para captar sensações nas interações.   

Assim, a experiência do colaborador é um conceito que foca nas razões que levam aquela pessoa a trabalhar em uma empresa. E também nos motivos que  fazem ela permanecer, mesmo que receba propostas de outras empresas (Coutinho, JP. p. 145, 2022).

Dentro dessa experiência, temos no processo de onboarding atitudes que impactam diretamente a performance do novo contratado. Não só isso, também a satisfação no novo emprego, o comprometimento organizacional, a indicação de novos funcionários, a intenção de ficar na organização, o turnover e o absenteísmo (Basaglia, p.7, 2019).

Abordagem humanizada

É uma adaptação à nova função, e esse movimento pode gerar no novo colaborador estresse, incerteza, insegurança e ansiedade. Uma vez não sendo eficiente, o resultado é demissão, custos de contratação, má impressão , desmotivação, rotatividade ou impacto na produtividade. Por parte da empresa, é preciso esforço e altos investimentos em busca de um diferencial estratégico e vantagem competitiva nesse processo. 

É muito mais que passar informações a respeito da empresa, suas metas, valores e funcionamento. O onboarding é a oportunidade de deixar clara a importância daquele profissional, o impacto e a contribuição que o trabalho dele pode gerar na organização. É nessa hora que se fala de valor humano, para que o recém-contratado crie um sentimento de pertencimento, com todo o suporte dado pela empresa e ambiente favorável da gestão.

Na integração, você vai apresentar o novo ambiente e realizar o alinhamento de expectativas É hora da pessoa embarcar em todo o contexto da organização e viver o pleno potencial na sua função.  

Etapas

Quando traduzimos do inglês, onboarding significa “embarcando”. Aqui falamos das etapas que um novo colaborador passa ao ser admitido pela empresa, com o objetivo de promover a socialização e os primeiros contatos com a cultura organizacional. (Coutinho, JP. p. 167, 2022). 

Resumindo, é um processo para:

  • Integrar a nova pessoa colaboradora à equipe;
  • Apresentá-la aos seus departamentos e times;
  • Alinhar a cultura e a operação;
  • Melhorar a adaptação;
  • Promover maior retenção;
  • Reforçar a missão, visão e os valores da empresa;
  • Fornecer conhecimento e ferramentas para o bom desempenho na função.

Intencionalmente, trouxemos o conceito de onboarding através do ponto de vista de cada empresa e autor, mas tudo se converge à integração dos recém-contratados e à apresentação da organização e de seus valores.    

Perceba que esse acompanhamento, feito por vezes pelo gestor junto com o RH, vai refletir na produtividade (desempenho das suas atividades) e engajamento do no decorrer da jornada na empresa Portanto, pode evitar/reduzir a rotatividade. Fica o ponto de atenção: é importante fazer um planejamento de conteúdos de onboarding preciso para obter satisfação e engajamento dos envolvidos.   

Principais benefícios

Há benefício psicológico de se trabalhar num ambiente onde as pessoas estão satisfeitas. É essa a primeira impressão a ser passada ao novo colaborador num onboarding, de um ambiente acolhedor e agradável para se trabalhar. 

A socialização organizacional pode ser benéfica tanto para a empresa quanto para o profissional recém-contratado. Há impacto na performance, na satisfação no emprego, no comprometimento organizacional e na intenção de permanecer na empresa (Basaglia, p.16, 2019).

Em contrapartida, um mau planejamento pode acarretar na chamada “rotatividade”.  

Impacto no turnover

De acordo com o LinkedIn, em seu artigo “Causas do Turnover no Brasil”, o nosso país é o campeão mundial de “turnover” ou rotatividade de funcionários no ambiente de trabalho.. Para você ter uma ideia, o índice médio é de assustadores 3,79% por mês, sendo que existem setores com números acima de 6%, segundo estudos de Dieese e Robert Half.

E uma das principais razões da rotatividade é a estratégia de contratação e onboarding deficitária. Perceba que essa situação pode ser evitada ou minimizada com um planejamento num processo eficiente de recrutamento e seleção. É preciso ter bom entendimento das necessidades estratégicas de cada área, o perfil técnico e pessoal ideal de cada posição, o uso de avaliações amplas e precisas para verificar esse perfil, além de um bom processo de onboarding.

Num processo de onboarding, é possível entender as motivações, percepções e aspirações do colaborador. Seus benefícios são duradouros uma vez que a sua implementação, na apresentação da política e cultura organizacional, seja feita de forma transparente, clara e objetiva, sem abrir mão do processo burocrático.   

Você sabia?

Offboarding
Também faz parte da jornada do colaborador, porém acontece na etapa final, a de demissão. Nesse processo é feita uma avaliação para entender os motivos de saída, com atenção à legislação vigente e conferência dos documentos obrigatórios para evitar conflitos trabalhistas. Mas o ponto de atenção é que o colaborador tenha também uma boa impressão da empresa, com a devida empatia.

Onboarding na prática

O onboarding pode ser realizado tanto no ambiente presencial como no online

Sendo feito um planejamento de todas as atividades, com boas estratégias e metodologias, os resultados gerados são efetivos. Eles aparecem tanto para o colaborador quanto para a empresa, o que facilita o relacionamento futuro.

O que você deve considerar 

Alguns aspectos precisam ser levados em consideração na hora de implementar esse programa, como (Basaglia, p.19, 2019):  

  1. Compliance: refere-se ao aprendizado do básico da posição e da organização. Tudo o que é necessário para cumprir as regras básicas e as políticas da empresa, como formulários, contas de e-mail, computadores etc. Organizações que têm processos de onboarding eficientes em compliance deixam as atividades menos onerosas ao recém-contratado;  
  2. Clarificação: garantir que o novo empregado entenda o contexto da posição, compreendendo os requerimentos e as normas para a execução das tarefas, assim como a linguagem interna da empresa. O quanto antes um profissional entender sua função, mais rápido ele começará a ser produtivo;  
  3. Cultura: para o processo de onboarding, cultura se refere às normas da organização. Envolve a personalidade da empresa, padrões e expectativas, como as coisas funcionam e como o funcionário pode se adaptar ao contexto; 
  4. Conexões: refere-se a relações interpessoais, mecanismos de suporte e rede de informações que os recém-contratados necessitam para se integrar na nova organização. 

Manual do colaborador

Alguns pontos que podem ser abordados no programa de integração e descritos no manual do colaborador (Rocha, p.9, 2021): 

  • 1) Boas-vindas ao novo colaborador e sua apresentação a seus novos colegas de trabalho; 
  • 2) Apresentação da história da empresa junto com sua estrutura, os departamentos, organograma e fluxograma; 
  • 3) Apresentação da Missão, Visão, Valores, Objetivos e Estratégias; 
  • 4) apresentação dos cargos e funções, junto com os líderes de cada setor; 
  • 5) Explicação e demonstração dos benefícios que a empresa fornecerá ao colaborador; 
  • 6) Canais de comunicação disponíveis entre colaboradores, chefias e diretoria;
  • 7) Destaque para o canal do RH como espaço aberto a novas ideias e sugestões.

Esse manual pode ser impresso ou online. Por exemplo: você pode fazer em forma de vídeo interativo e fixar no site da organização para atração de novos talentos. 

Papel do líder

O papel do líder no processo de integração do novo colaborador é o de apoiar e potencializar. Nesse sentido, ele será o grande responsável por:  (Tieppo, p. 98, 2021)

  1. Transmitir a cultura e apresentar o negócio e as áreas de interface;
  2. Apresentar a função do colaborador e onde está inserido no organograma;
  3. Definir os papéis e as responsabilidades;
  4. Acordar os resultados esperados;
  5. Apresentar as pessoas da equipe e os stakeholders que tenham interface com o colaborador;
  6. Definir previamente o local de trabalho e deixá-lo preparado;
  7. Providenciar recursos tecnológicos e acesso às ferramentas e aos sistemas da empresa; 
  8. Tirar dúvidas e questionamentos provenientes do período de entrada na empresa.

Onboarding online

Sobre o ambiente online, as empresas tiveram que se adaptar a essa nova  realidade impulsionada principalmente pelo home office. MAs, ao mesmo tempo, não podiam deixar de oferecer ao colaborador boas condições de adaptação e desenvolvimento. 

O onboarding digital é feito através do e-learning, uma forma de aprendizado a distância que conta com o suporte de um AVA (Ambiente Virtual de Aprendizagem) ou de forma remota por meio de videoconferências. 

Com isso, é necessário enviar um e-mail a eles, informando por onde será feita essa recepção virtual (aplicativo, plataforma, software ou algum site específico). Nesse e-mail também podemos incluir vídeos sobre a empresa, informes sobre a cultura organizacional, o time que compõe a empresa (organograma) e fotos dos novos colaboradores que também ingressaram na organização recentemente (Rocha, p.11, 2021). 

Seja para o ambiente presencial ou online, a empresa poderá usar recursos e ferramentas de apoio na condução da implementação.

Exemplos para te inspirar

Destinamos este espaço para falar de dois cases de implantação de um programa de onboarding, na Fintech Nubank e no Google. Vamos conferir?!

Onboarding Google 

Conheça como funciona o processo de integração da Google, a sexta maior empregadora dos EUA nos moldes just-in-time. 

Tudo começa com um e-mail enviado ao gestor responsável do recém-contratado 24 horas antes, com cinco tarefas a serem feitas: 

  • Tenha uma discussão sobre papéis e responsabilidades;
  • Encontre um colega para o novo contratado, que será o guia dele neste começo;
  • Ajude o novo contratado a construir uma rede social;
  • Configure check-ins de onboarding uma vez por mês nos primeiros seis meses do novo contratado;
  • Incentive o diálogo aberto.

Durante duas semanas o recém contratado passa por uma imersão para entendimento da ferramenta, política e projetos.

Essa iniciativa gerou um resultado de 25% maior no processo de onboarding da empresa. A empresa aumentou em 37% a satisfação dos funcionários ao implementar iniciativas de cultura organizacional e bem-estar. 

Onboarding Nubank

O departamento de Learning & Development compartilhou em entrevista como realizou esse processo de forma remota e com ajuste de fuso para 78 recém-contratados. Seus Nubankers, como são chamados, estão espalhados em cinco estados brasileiros e outros países – como Argentina e México. Além disso, estavam na pandemia.

Como o foco da empresa é a experiência, o encantar e surpreender faz parte também da integração, ou seja, a primeira impressão é a que fica.  

Realizado durante todo o dia, no onboarding são apresentados a cultura, os valores e os times. Além disso, é entregue o material de trabalho. 

Essa iniciativa foi denominada de “Experiência Wow”, com base no que já é feito com clientes. Para os recém-contratados foram montados kit de boas-vindas, com camisa e caneca, além de computadores e adaptadores, com um passo a passo de como configurar sua máquina para o trabalho.

O resultado foram as fotos do famoso kit espalhados nas redes sociais. Para acompanhar a experiência,  um vídeo, atividades interativas e apresentação da empresa. 

Mas, para além do grande dia, os gestores são encorajados a manter o canal aberto como forma de acolhimento.         

Você sabia?

Employer Branding

Em português, significa “marca empregadora”. É uma estratégia de marketing usada para gerar uma percepção positiva sobre a empresa e o local de trabalho. E um onboarding de funcionário de sucesso é parte dessa estratégia.

Conclusão 

Reter talentos dentro das organizações é uma questão de sobrevivência. E um efetivo programa de integração ou onboarding se tornou uma importante ferramenta para criar esse vínculo com o novo ambiente de trabalho.

Para além de apresentar as políticas, o padrão de comportamento e os valores da organização, essa iniciativa se tornou estratégica e tem impacto direto na performance (desempenho e produtividade) do colaborador.

O tempo investido traz benefícios como retenção de talentos, maior produtividade, crescimento organizacional, diminuição dos custos de contratação, fortalecimento da marca, além de uma experiência relevante, aumentando a motivação e estímulo em querer continuar na empresa.  

Referências bibliográficas

  1. Coutinho, JP. Repensando o RH: Ágil, diverso e exponencial – Rio de Janeiro: Editora Caroli, 2022.
  2. Tieppo, Claudiney. A experiência do colaborador na pática. Gestão de pessoas: práticas de recursos humanos na era digital / organização de Juliana A. de O. Camilo – São Paulo: Editora Senac São Paulo, 2021.
  3. Basaglia, Ricardo. Onboarding : a percepção dos profissionais recém-contratados no primeiro ano. Dissertação (mestrado profissional MPA) – Fundação Getulio Vargas, Escola de Administração de Empresas de São Paulo. – 2019.  
  4. Rocha, Letícia Venditi. Onboarding digital: dificuldades e desafios em integrar novos colaboradores a distância. Trabalho de conclusão de Curso Superior de Tecnologia em Gestão de Recursos Humanos – Fatec São Carlos, São Carlos, 2021. 
  5. SEBRAE. Anuário do trabalho nos Pequenos Negócios: 2018. 11.ed / Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas; Departamento Intersindical de Estatística e Estudos Socioeconômicos. Brasília, DF: DIEESE, 2020. 

Sobre o autor

Poliana Neves

Sou Designer Instrucional, UX Designer e Product Owner. Atualmente atuo como Consultora Educacional com foco em Produtos Digitais Educacionais.

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