Simplificando a sua vida: o onboarding de funcionários nada mais é do que o processo de integração da pessoa que acabou de chegar na empresa. O formato pode variar muito, principalmente se considerarmos os diferentes modelos de trabalho disponíveis (presencial, remoto ou híbrido).

Antes de começarmos a pensar no onboarding como ferramenta de aceleração de resultados da sua empresa, proponho que façamos uma reflexão. Bora?

A vida sem onboarding

Bom, imagine que você está prestes a iniciar o seu primeiro dia na Universidade – exatamente esse caos que você está imaginando. Pense comigo: você nunca entrou nesse local, não conhece as pessoas e nem sabe ao certo qual será a sua sala. Como você se sente? Provavelmente, com um frio imenso na barriga e uma certa ansiedade.

Você resolve se deslocar no corredor, completamente sozinho(a), procurando o tal mural onde são fixadas as informações sobre as aulas e respectivas salas – e parece que está todo mundo olhando para você nesse momento. Quando finalmente você encontra o seu curso na lista, resolve subir os três andares de escada. Entra na sala, encontra uma cadeira vazia, senta e começa a assistir a aula.

Depois que se passaram vinte minutos, você percebe que ninguém foi apresentado, nem mesmo o professor. Ao perguntar para o colega da frente, descobre que está numa sala cuja disciplina já é do sétimo período do seu curso. Resumindo, você definitivamente não está no local certo e precisa sair correndo para procurar a sala correta.

O que você ganha com isso 

Antes que você comece a sentir a angústia desse momento, vamos voltar para o tópico deste artigo (risos). Reflita comigo: como foi a sua experiência? Como teria sido se você tivesse alguém disponível para te ajudar a encontrar a sala, se conectar com os colegas e tirar as suas dúvidas iniciais?

Minimamente, apenas nesse exemplo, teríamos evitado: retrabalho, perda de tempo, tensão e ansiedade. É exatamente por isso que o onboarding de funcionários é uma ferramenta extremamente importante para qualquer empresa, independente da área, tamanho ou modelo de negócio. Ele serve como um mapa para que as pessoas saibam exatamente onde estão chegando e compreendam minimamente como as coisas funcionam dentro da empresa.

Mesmo assim, é uma prática que ainda precisa ser mais valorizada. De acordo com uma pesquisa da Gallup, só 12% dos funcionários considera que a empresa onde trabalha faz um ótimo trabalho de onboarding!.

Tá, eu preciso investir nessa etapa então. Mas o que que eu ganho com isso? Muitas coisas, mas aqui citarei as principais:

1) Diminuição do turnover (rotatividade)

Tem coisa pior do que gastar tempo e dinheiro com processo seletivo e pouco tempo depois perceber que quem se candidatou não era “A pessoa” para a vaga? Ou ainda, descobrir que uma HeadHunter ou Recruiter “roubou” o ser humano que acabou de chegar e levou para outra empresa? Não. Se tiver, são poucas coisas (risos). O processo de onboarding traz clareza e ajuda a trabalhar a retenção de forma estratégica. Apresenta os horizontes de carreira e gera pertencimento – que muitas vezes é o que retém as pessoas dentro das empresas.

2) Aumento do nível de satisfação e, consequentemente, de produtividade

Quando se tem clareza sobre como as coisas funcionam dentro da empresa (ou pelo menos caminhos onde as perguntas podem ser feitas), inibimos a sensação de dúvida. Isso gera mais satisfação e pertencimento nas pessoas colaboradoras. Pessoas satisfeitas e engajadas produzem muito mais – vestem a camisa da empresa (ou a meia, já que está na moda).

3) Experiência com a marca empregadora:

Já ouviu dizer que a primeira impressão é a que fica, né? Causar uma primeira impressão que impacte positivamente as pessoas que são novas colaboradoras ajuda a aumentar a percepção de valor da sua marca empregadora. Nem preciso dizer que isso pode gerar bons posts espontâneos no LinkedIn mencionando a sua empresa e que esses posts podem gerar uma fila de pessoas querendo trabalhar com você, né?

Por onde eu começo o onboarding de funcionários?

Comece olhando a partir da visão da pessoa que está entrando na empresa e não da sua. Pense em cada ação a partir do olhar de alguém que está chegando agora e priorize estratégias que façam com que a pessoa seja protagonista do processo de aprendizagem – e não os facilitadores.

Calma! Eu preparei um passo a passo bem simples para te ajudar a implementar um onboarding de funcionários estratégico conforme a sua realidade. Bora:

1) Defina os objetivos

Um ponto bem importante para qualquer projeto é a clareza dos objetivos. No processo de onboarding de funcionários, não seria diferente. Por isso, estipule alguns objetivos específicos e já pense de que forma poderá mensurar o alcance deles depois. Lembre-se: para ser um processo estratégico, é fundamental que sejam atrelados aos objetivos organizacionais. Resumindo, se o objetivo da empresa é diminuir custos, não adianta desenhar um processo de onboarding com custo alto.

Aproveitando a deixa, defina o seu budget. Quanto você tem para investir no processo de onboarding? Essa informação é importantíssima para te ajudar a definir formato, materiais, plataforma etc.

2) Elenque os conteúdos

Entenda quais informações precisam ser compartilhadas. Organizar esses dados por blocos pode te ajudar. Por isso, aqui vão algumas sugestões que podem te gerar insights importantes:

• Cultura: missão, visão, valores, modelo de comunicação e rituais específicos da empresa;
• Business: produtos, modelo de negócio e principais clientes;  
• Ferramentas: canais de comunicação, softwares etc.;
• Estrutura: organograma, fluxo de processos, manuais etc.;
• Carreira: job description, avaliação de desempenho e possibilidades de crescimento;
• Informações administrativas: calendário de pagamento, benefícios, atestado, férias etc.

Lá vamos nós aproveitar a deixa novamente: os assuntos são importantes, mas nem todos precisam ser passados num primeiro momento para alguém que acabou de chegar, certo? Isso nos levará ao terceiro passo.

3) Estruture a jornada de aprendizagem

Pense o seguinte: o processo de onboarding de funcionários não é somente um treinamento pontual, mas uma JORNADA. Isso significa que você não precisa sobrecarregar a pessoa que acabou de chegar com todas as informações do mundo.

Pense que o processo de onboarding completo é um livro e que as informações podem ser organizadas em capítulos. Estruture em pequenas entregas, considerando a ordem de utilidade/prioridade, desenhando uma jornada de aprendizagem completa. Utilize a criatividade para tornar esse processo leve e, se possível, divertido (a gamificação está aí para isso), explorando diferentes formatos de conteúdo (vídeos, artigos, treinamentos ao vivo).

É importante pensar na transferência da aprendizagem também, de forma que as informações não se percam poucos dias depois.

Quanto tempo devo considerar para essa jornada?

Isso é MUITO relativo e deve ser adaptado às necessidades da empresa. Uma sugestão é considerar os três primeiros meses.

Lembre-se que essa pessoa já passou pelo processo seletivo, então algumas informações ela já sabe, mesmo que de forma superficial. Inclusive, você pode aderir ao pré-onboarding, que é basicamente o envio de algum material no próprio e-mail que a convida para o onboarding em si. Nele você sugere que a pessoa pesquise ou estude algumas informações sobre a empresa, por exemplo. Isso vai fazer com que ela se sinta engajada e protagonista do processo de aprendizagem logo no início.

4) Envolva o time e a liderança

Um ponto fundamental para aumentar o engajamento da pessoa que acabou de chegar é a integração dela com as demais pessoas do time. Isso gera uma sensação de pertencimento e acaba impactando diretamente nos resultados. Por isso, pense em formas criativas de inserir as demais pessoas da equipe no processo de onboarding. Pode ser por meio de dinâmicas ou fazendo com que uma parte do processo de onboarding de funcionários seja conduzido por algum membro da equipe. Essa última estratégia faz com que você desenvolva quem já está dentro de casa também.

É extremamente importante que a liderança também esteja alinhada com a importância do onboarding de funcionários. Isso acontece a partir do momento em que ela se sente parte do processo.

5) Avalie os resultados

Você só conseguirá medir a eficácia do seu processo de onboarding por meio de indicadores e feedbacks específicos. Para isso, é fundamental observar os índices de satisfação e rotatividade. Além disso, você também deve estruturar avaliações específicas para a jornada de onboarding. Caso queira saber mais sobre como fazer isso, recomendo que você leia aqui no Blog o post de avaliação de resultados de treinamentos.

Não cometa estes erros

Apesar de ser um processo relativamente simples de ser implementado, alguns erros são muito comuns. Compartilharei alguns a seguir para evitar que você NÃO caia na tentação de cometê-los (risos):

Fazer Ctrl C + Ctrl V: 

Não adianta você querer copiar o modelo de onboarding que você viu na empresa do colega. Eu sei que a vida seria muito mais fácil assim, mas e a autenticidade? O processo de onboarding deve ser baseado na cultura da empresa e isso será muito mais bacana. Então saia da caixa e tente traduzir esse conceito em todos os pontos de contato com a pessoa que é nova colaboradora.

Realizar apenas uma ação de treinamento:
 

O processo de onboarding NÃO deve ser somente um treinamento feito no primeiro dia de trabalho. Lembre-se de pensar na jornada da pessoa colaboradora como um todo, desde o momento em que ela é aprovada no processo seletivo até o começo da sua primeira atividade.

Não segmentar as informações:

Compartilhar muitas informações num mesmo momento pode deixar a pessoa que acabou de chegar confusa. Por isso que é tão importante estruturar algumas camadas/segmentos de conteúdos.

Esquecer dos checkpoints: 

Pelo menos nos primeiros 90 dias, é fundamental que existam alguns checkpoints para que sejam coletadas as primeiras percepções da pessoa nova colaboradora. Dessa forma, é possível identificar pontos de melhoria no processo de onboarding e proporcionar momentos específicos de feedback com a liderança imediata.

Pronto, agora é só arregaçar as mangas e implementar (ou melhorar) o seu processo de onboarding de funcionários por aí!