Com o avanço da adoção do e-learning pelas empresas, a necessidade da realização de processos de onboarding remotos e de gestão das iniciativas de T&D, a implantação de um LMS (Learning Managament System ou Sistema de Gerenciamento da Aprendizagem) consta na lista de necessidades do RH.

E essa escolha não é das mais fáceis. Somente no portal eLearning Industry, são 884 soluções listadas. Ou seja, o cardápio é bem amplo, o que acaba tornando a escolha sendo definida por conta de detalhes.

Para que serve a plataforma LMS?

De maneira bem resumida, no ambiente corporativo, uma Plataforma LMS ou AVA (Ambiente Virtual de Aprendizagem) é um sistema onde são hospedados treinamentos e outras soluções educacionais que são ofertadas aos colaboradores de uma empresa.

Dessa forma,  estes terão condições de manterem ativo o seu processo de desenvolvimento.

Ou seja, adotando uma Plataforma LMS é possível comprar cursos já prontos ou que passem por uma leve customização (identidade visual, por exemplo) e já disponibilizá-los a todos os colaboradores.

Ou hospedar aquele treinamento realizado por uma ferramenta de videoconferência e que foi gravado para que todos tenham a oportunidade de assistir. São muitas as possibilidades.

Quais as principais funcionalidades?

Como já dito, são centenas de opções de Plataforma LMS disponíveis no mercado. E o que irá definir qual é a melhor para as necessidades da sua empresa são as funcionalidades. 

Então, logo no início do processo, faça uma lista de requisitos que esteja alinhado ao que se precisa da ferramenta.

Quando falamos de funcionalidades, algumas são esperadas de todo LMS. São elas:

Relatórios

A plataforma deve fornecer relatórios que possibilitem rastrear o progresso dos colaboradores, a situação dos cursos, índices de conclusão dos cursos, entre outros.

Hospedagem de materiais multimídia

Verifique quais os tipos de recursos poderão ser utilizados na plataforma. Ela possibilita que você suba arquivos? Que tipo de arquivos? Como é a visualização desses materiais dentro da plataforma? 

Essas perguntas precisam de respostas claras, uma vez que a empresa, agora possuindo um LMS, poderá iniciar um trabalho de produção de cursos próprios, desenvolvidos pelas áreas de negócio ou por um setor dedicado a isso.

Suporte a SCORM e xAPI

A possibilidade da inclusão de cursos criados que utilizam SCORM ou xAPI pode significar, além de experiências engajadoras, um melhor monitoramento de como esses treinamentos estão sendo consumidos. 

É possível saber, por exemplo, em que ponto do curso os colaboradores geralmente passam mais tempo ou mesmo param, oferecer cursos gamificados entre outras possibilidades.

Portal de cursos

A facilidade do uso é fundamental. Se é necessário um treinamento para que os colaboradores consigam utilizar o LMS, então algo está estranho. A visualização, a organização e a matrícula nos cursos deve ser a mais simples possível, sem grande esforço.

Integrações

Quando levantados os requisitos do LMS, a necessidade de que ele “converse” com outros serviços utilizados pela empresa é um fator decisivo. 

Podem ser diferenciais, por exemplo, a integração dele com os aplicativos de produtividade utilizados pelos colaboradores (Microsoft 365 ou Google Workplace, por exemplo), integração com o sistema de gestão de pessoas, se ele é Sign-On (SSO) que possibilita o acesso a ele com o mesmo usuário do colaborador na rede interna da empresa e assim muitas outras integrações possíveis. 

Como implementar?

Assim como a utilização, a implantação deve ser a mais fácil possível. No mercado podemos dividir os LMS em duas categorias: soluções proprietárias e soluções Open Source. 

No caso das opções proprietárias, a empresa fornecedora se encarregará da implantação do serviço, mantendo a plataforma na sua própria nuvem de servidores. A quem contrata será fornecido o acesso e pronto, basta iniciar a utilização.

Já nos casos de soluções Open Source, existem dois cenários. 

• O primeiro é a contratação de uma empresa que já oferece a solução pronta e customizada, da mesma forma que fornecedores de soluções proprietárias. 
• A outra é a instalação desse LMS nos servidores da própria empresa. 

Esse processo em alguns casos não é complicado, mas o ideal é que seja feito por profissional especializado, que saiba como configurar o servidor, fazer o correto dimensionamento dele, configurar a plataforma, etc. 

Nesse caso, a administração do sistema passa a ser de responsabilidade da própria empresa.

Como apresentar para colaboradores?

Depois de escolher a Plataforma LMS, incluir cursos e cadastrar colaboradores, será a vez do lançamento. E para isso recomendo envolver diversas áreas da empresa. 

O ideal é que os colaboradores tenham clara a importância da iniciativa, como ela contribuirá para o desenvolvimento deles e de quebra os benefícios para e a empresa.

Como manter ela ativa 

Uma Plataforma LMS que não é acessada é algo preocupante. Então, invista em campanhas de incentivo, converse com os gestores, divulgue os novos cursos e acompanhe o desenvolvimento dos colaboradores.

O LMS não pode ser reduzido a um depósito do conhecimento. Se não é utilizado, fica parecendo uma grande biblioteca, com livros novos, mas nunca abertos. Não é um cenário bonito de se ver. 

Por isso, busque engajar os colaboradores na utilização. Sempre que possível, atualize os cursos e crie um repertório que faça sentido para todos e que esteja alinhado com os objetivos da empresa.

Métricas para acompanhar 

De que serve uma plataforma LMS se ele não oferece a possibilidade de acompanhamento do que é feito? E para um setor de Recursos Humanos ou de Universidade Corporativa, existem indicadores que precisam constar no radar e serem acompanhados dia a dia. São eles:

Taxa de conclusão

Conhecer a taxa de conclusão dos cursos poderá ajudar a área de T&D a verificar como anda o ROI da área. Enfim, é um investimento. 

Além disso, possibilita verificar a média de horas que os colaboradores estão demorando para concluir um curso, o que também ajudará na mensuração dos custos com treinamentos.

Outro ponto importante desta métrica é no caso de Compliance. Em cursos mandatórios, o esperado é de 100% de conclusão daqueles que precisam passar pelo treinamento, dentro de um período pré-definido.

Por exemplo: um curso de prevenção de acidentes elétricos é mandatório. Mas, imagine se somente 50% dos colaboradores conclui no período de 2 semanas previsto. 

Quais os possíveis impactos disso à empresa? E se nesse período ocorrer um acidente elétrico com um deles e for justamente o colaborador que não concluiu o curso? Será que com aquele conhecimento ele teria evitado o acidente? 

Taxa de inscrições

Quando falamos de cursos mandatórios, geralmente a área de T&D faz a matrícula dos colaboradores diretamente no LMS, seguindo uma lista enviada pela gestão da área requisitante.

Porém, podem existir cursos livres na plataforma, que ficam disponíveis a todos e que não são obrigatórios. Então, conhecer como está a procura por esses cursos é importante até para que em uma nova rodada de aquisição ou produção de cursos os que são menos acessados possam ser removidos.

E mesmo aqueles cursos que não são obrigatórios, mas são considerados relevantes, podem precisar de uma “forcinha” para que sejam acessados pelos colaboradores. Se é interessante que todos conheçam Excel no nível básico, mas a taxa de inscrições no curso anda baixa, talvez seja o caso de criar uma campanha ou checar o motivo das pessoas não se inscreverem. 

Pode ser que a qualidade do curso não seja boa, ou que os temas abordados não estejam alinhados com as necessidades ou mesmo que esteja desatualizado, com uma versão muito antiga do software.

Tempo médio

Saber quanto tempo em média os colaboradores demoram em um curso pode ajudar a melhor calibrar a carga horária, o que pode significar redução de custos com aquisição ou produção.

Certificados emitidos e expirados

Ao término do curso é esperado que o colaborador solicite a emissão do certificado. Vários LMS já possuem essa funcionalidade, o que facilita demais o processo.

E em alguns casos, como cursos de certificação internas, o certificado pode ter uma data de validade, obrigando os colaboradores a buscarem a sua renovação, seja realizando novamente o curso ou respondendo a uma avaliação de aprendizagem (uma prova, por exemplo). 

Competências desenvolvidas (individual/equipe/organização)

E um indicador importante é quanto ao desenvolvimento das competências necessárias para o bom desempenho.

Neste caso, podemos acompanhar, por exemplo, dentro do que é previsto a um colaborador em uma determinada função, o que ele já desenvolveu e o que ainda falta desenvolver. O mesmo pode ser aplicado, por exemplo, a equipes ou a toda organização. 

Erros comuns no uso

Todo processo é passível de erros. Aqui não é diferente. Mas, no caso de LMS, os erros mais comuns estão relacionados a um levantamento de requisitos malfeito ou à escolha de um LMS somente tendo como critério o preço. 

Ou ainda escolher a plataforma baseada em preferências particulares, como a familiaridade de uma pessoa do time com determinada solução.

Outro erro comum é transformar a Plataforma LMS em um simples repositório de materiais diversos, sem uma curadoria ou organização prévia. Algumas empresas liberam para que as áreas de negócio insiram materiais no LMS e muitas vezes sem critérios ou de forma desorganizada. 

É importante separar o que precisará de acompanhamento, curadoria e certificação do que é somente para consulta pontual. 

Nesse último caso, existem soluções mais especializadas, como a criação de um Wiki, de um site na intranet, o uso de uma rede social interna ou mesmo uma pasta na rede onde esses materiais podem ficar disponíveis a quem interessar.

Boas práticas 

Quando adotamos uma Plataforma LMS, podemos seguir uma série de boas práticas que nos ajudaram a aumentar as chances de sucesso na iniciativa. São elas:

Defina bem os objetivos

Tenha claro quais são os objetivos a serem alcançados com a implantação de uma Plataforma LMS na empresa. E verifique se eles estão alinhados com os objetivos estratégicos dela.

Monte o time ideal

Para realizar a implantação e gestão do LMS é necessário ter as pessoas certas nas funções necessárias para garantir o sucesso. Dependendo do LMS ou do fornecedor contratado, pode ser que a empresa precise de uma estrutura mínima para o atendimento às demandas de T&D. 

Pode ser que no início você precise somente de um analista de T&D, mas com o tempo e o crescimento da área (e o quão estratégica ela passa a ser na organização), um time com mais pessoas poderá ser necessário. Ainda mais se ocorrer produção interna de cursos.

Treine os administradores

Quem fará a gestão da Plataforma LMS deverá estar devidamente capacitado para tal. Geralmente os fornecedores já incluem isso nos pacotes contratados. E estando bem preparados, mais do sistema poderá ser utilizado, aumentando assim o ROI.

Lembre-se do fator crescimento

Toda empresa planeja crescer, gerando a necessidade de capacitar novos colaboradores. E a quantidade de colaboradores poderá aumentar ano após ano. E esse crescimento precisará ser acompanhado pela Plataforma LMS.

Então, ao escolher uma plataforma, verifique como é o processo de ampliação dela. Alguns fornecedores cobram por usuário e outros por quantidades pré-definidas. 

E se o LMS for instalado nos servidores da empresa, como será feita a ampliação da capacidade de atendimento dele? Quem será responsável por isso? São pontos a serem definidos.

Fique de olho nos números

Além das métricas já abordadas aqui, é importante que sejam observados números relativos ao funcionamento da Plataforma LMS. 

Por exemplo, tempo de disponibilidade, tempo médio de atendimento do suporte, quantidade de tickets aberto e solucionados, etc. São números que também ajudarão na avaliação da Plataforma LMS e até poderão disparar um alerta, indicando a necessidade de troca por outra plataforma.

O futuro do LMS e como manter ela moderna

Como todas as soluções tecnológicas, os LMS estão sempre em franco desenvolvimento e aprimoramento.

Além dos fatores já expostos aqui, a busca por plataformas LXP (Learning Experience Plataforms) tem aumentado. São soluções focadas não na gestão do processo de aprendizagem, mas na experiência da aprendizagem. O foco aqui é em colocar o aprendiz como centro do processo. 

Outro fator relevante é a busca de plataformas que possibilitem a adoção de estratégias de gamificação. Insígnias (badges), pontuação, ranking e outras estratégias são cada vez mais incorporadas pelos LMS.

E por fim, a possibilidade de uso de diferentes dispositivos é um grande diferencial. Nem todos os colaboradores possuem acesso a um computador ou laptop onde estão. 

Por exemplo, como treinar um time de caminhoneiros que passam mais tempo na estrada do que na base? O curso precisa chegar até eles, de maneira simples e engajadora. 

Então, uma plataforma cujo layout se adapta perfeitamente em uma tela de smartphone ou mesmo que possibilita o envio do conteúdo através de mensagens pelo Whatsapp (seja de forma nativa ou com integração a outro serviço) pode ser uma excelente saída.

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