Embora a palavra onboarding digital não possua uma tradução literal, ela acaba sendo popularmente “traduzida” no mundo organizacional para integração. 

Integração, por sua vez, é um substantivo feminino com origem latina integrare, que significa “ato ou efeito de integrar ou tornar inteiro”. Vou até deixar você meditar sobre essa frase por um minuto, rs. Releia com calma.

A parte que reverberou na minha mente foi “tornar inteiro”. Esse é o grande, imenso e complexo desafio que deve ser o foco de quem tem como objetivo estruturar um processo de onboarding, que tem início ainda no processo de contratação do novo colaborador.

Parece tão óbvio, né?! Porém, eu lhe garanto que existem muitas empresas que possuem processos super estruturados de onboarding e ainda assim, na prática, não estão atingindo esse objetivo. 

Pensa comigo: via de regra, o público-alvo do processo de onboarding são as pessoas que acabaram de chegar na organização e não sabem praticamente nada sobre a empresa. 

Como vamos garantir que conseguiremos tornar esta criatura inteira dentro da organização? A boa notícia é que a tecnologia vem avançando cada vez mais e pode (e deve!) ser uma aliada neste desafio. 

É exatamente neste ponto que entra o tema central deste artigo: o onboarding digital. Vamos descobrir como?

Ok, já entendemos a dimensão do desafio do processo de onboarding. E se você quiser dar uma mergulhada ainda mais profunda sobre o onboarding de maneira geral, sugiro uma navegada em outros dois artigos já publicados aqui no blog da Mobiliza:

Onboarding: o que é e como fazer na empresa e Onboarding de funcionários: o que é e como usar para acelerar resultados.

Modelos de onboarding

O processo de onboarding pode ocorrer de forma presencial, que durante muito tempo foi o método mais tradicional, aplicado quando o novo colaborador deve ir até a empresa (ou algum outro local) para participar;

• de forma digital, que é quando ocorre por meio de tecnologias que podem melhorar tanto a experiência quanto a eficiência;
• de forma híbrida, quando são utilizadas estratégias que unem ambos os modelos.

O que é e quais são as vantagens do onboarding digital?

Como o próprio termo sugere, o onboarding digital nada mais é do que o processo de integração dos novos colaboradores, só que realizado inteiramente de forma digital (ou virtual). 

Este modelo acaba sendo obrigatório em empresas que atuam somente no modelo remoto, mas vale ressaltar que também pode ser uma ótima estratégia para:

• Startups (para otimização do tempo da equipe de RH);
• Grandes corporações (centro de serviços compartilhados ou centros corporativos);
• Empresas com alto volume de contratações (por rotatividade ou expansão);
• Empresas com diversidade geográfica (presentes em diferentes cidades e/ou países)
  

O grande desafio neste formato, é manter uma entrega de qualidade e que retrata de fato a cultura da empresa, conectando o novo colaborador com todos os elementos necessários para uma boa ambientação que resultará em alto desempenho.

Não tem muito mistério, mas é super importante que, a partir do diagnóstico das informações e demais conteúdos que devem ser compartilhados, seja realizado um cronograma bastante estratégico de execução, de forma que o novo colaborador tenha tempo de assimilar as informações de forma saudável e eficaz. 

Traduzindo de forma bem objetiva: não queria compartilhar todas as informações no primeiro dia de trabalho do novo colaborador. 

O onboarding digital tem esse diferencial super importante: é possível distribuir os conteúdos em módulos ou em uma jornada mais estratégica, pois não existe uma preocupação em “economizar” o tempo das pessoas envolvidas.

Que tal considerar os primeiros três meses como um deadline para execução de 100% do processo de onboarding?

Dentre as vantagens do onboarding digital para o novo colaborador, podemos considerar a experiência, autonomia e protagonismo durante o processo, além do fato de ter os conteúdos para consulta quando necessário. 

Contudo, não é somente o novo colaborador que ganha nesse processo, a liderança e a área de RH também ganham em termos de eficiência, desempenho, gestão da informação, de conhecimento e de indicadores – que auxiliam MUITO na tomada de decisão.

Um pouco de contexto…

Não quero me aprofundar muito nesses temas que trarei na sequência, mas é bem importante considerarmos as diferentes gerações e também no modelo 70/20/10 como pontos favoráveis para o onboarding digital.

De forma resumida, a geração Z (composta pelos nascidos entre os anos 90 e 2000) representa uma fatia importante das forças de trabalho e precisa da interação com o mundo digital para que de fato se tenha interesse – em qualquer coisa, mas principalmente no processo de aprendizagem.

Já o modelo 70/20/10, é um dos mais considerados quando o assunto é aprendizagem corporativa. Ele considera que 70% do aprendizado ocorre com experiências e vivências, 20% com outras pessoas e 10% por meio de cursos e formações.

Acho que não preciso dizer que a estratégia de onboarding digital torna-se ainda mais necessária a partir dessas informações, né?

Etapas de implantação 

• Planeje 

Realize o planejamento da jornada de onboarding, definindo os objetivos, quais pessoas estarão envolvidas, quais são os conteúdos necessários e o cronograma de implantação. 

Lembre-se de considerar a jornada que o novo colaborador irá trilhar na empresa, isso lhe trará mais clareza de quais são os assuntos mais urgentes/necessários. Nem tudo precisa ser compartilhado dentro da primeira semana, organize por ordem de prioridade.

O mapa da empatia é uma ferramenta de apoio bastante interessante.

• Defina a tecnologia

A tecnologia que será utilizada é uma peça fundamental para o sucesso do onboarding digital. Toda a experiência de todas as partes envolvidas, assim como a eficácia do processo, será afetada diretamente pela qualidade da tecnologia utilizada.

Por isso, depois de ter clareza de quais objetivos deverão ser atingidos, escolha uma plataforma que lhe ajude a alcançá-los.

Vale lembrar que a Mobiliza é uma ótima parceira neste sentido, pois pode lhe ajudar tanto na implementação da plataforma, quanto na estruturação de todo o conteúdo do onboarding digital.

• Organize os conteúdos e materiais

Este é o momento de reunir todas as informações levantadas e começar a organizar os conteúdos e materiais que serão compartilhados digitalmente no processo de onboarding. Use e abuse de materiais complementares: e-books, infográficos, vídeos, podcasts, artigos, checklists.

• Defina as métricas

Como você vai saber se os objetivos definidos foram alcançados? A resposta vai te ajudar a definir quais indicadores serão estratégicos e fundamentais no processo. 

Alguns exemplos: 

– turnover (número de admissões + número de desligamentos/2*número total de colaboradores)

– e-NPs;

– quantidade de acessos

– período total de navegação pelos conteúdos 

– desempenho/performance 

Erros comuns na implantação do onboarding digital

• Replicar ao invés de reestruturar

Simplesmente pegar o que era praticado no presencial e “tacar” no formato digital do mesmo jeito não vai funcionar. É tipo colocar uma peça quadrada dentro de uma forma redonda – sim, essa cena caótica que você imaginou. 

Aproveite que o digital traz uma infinidade de recursos, use isso a seu favor e reestruture sob uma nova perspectiva.

• Falta de clareza na jornada

Digamos que quando o novo colaborador chega na empresa, ele está no ponto A e o objetivo do onboarding digital seja levá-lo ao ponto B. É importantíssimo ter clareza de qual jornada ele percorrerá para chegar no ponto B e de que forma ele será guiado no digital, de forma que o novo colaborador não se sinta perdido durante o processo.

São possíveis soluções para este problema: deixar a jornada desenhada de forma clara, por meio de uma trilha de conhecimento; 

• definir algum integrante do time para ser “guia” deste novo colaborador durante o seu processo de onboarding; 
• estabelecer uma agenda de checkpoints para feedbacks constantes durante a jornada de onboarding (ou todas as anteriores).
  

• Desconsiderar a liderança

Se o líder achar que o onboarding digital é desnecessário, perda de tempo ou adiável, consequentemente o novo colaborador não terá suporte na transferência de aprendizagem ou, pior ainda, se sentirá desconfortável ao se dedicar para o processo.

Por isso, lembre-se de sensibilizar o time de líderes mostrando as vantagens do onboarding digital, preferencialmente através de dados, caso isso seja possível.

• Centralizar a decisão

Não faz sentido querer impor ou definir o processo de onboarding sob uma única ótica – ainda mais se tratando do formato digital, onde você precisará do apoio de diversas figuras importantes (como a área de tecnologia, por exemplo).

Durante a etapa de planejamento, defina parceiros internos estratégicos que possam lhe apoiar e contribuir com o desenho da jornada.

Escute as pessoas! Por mais clara que seja a sua visão sobre a empresa, as ferramentas e os processos, busque conversar com as pessoas envolvidas no processo, coletando feedbacks e construindo alianças importantes para o sucesso do onboarding digital.

• Esquecer da transferência

De nada adianta trazer uma enxurrada de conteúdos e conceitos para o novo colaborador, sem incentivá-lo a transferir o que foi aprendido para a prática. Desenhe ações de transferência (ou desafios práticos) que ajudem na retenção do conhecimento.

O que sabemos é que a tecnologia veio para ficar e quem conseguir utilizar isso a favor dos objetivos estratégicos do negócio, certamente sairá na frente da concorrência.