Cada vez mais as empresas têm adotado medidas para que seus colaboradores estejam satisfeitos em suas atividades diárias. Por isso, surgem os termos onboarding e offboarding.

Recentemente falamos do processo de Employee Experience que trata da experiência do colaborador buscando seu engajamento e alinhamento de valores ao ambiente de trabalho, como sendo uma estratégia da área de gestão de pessoas para atrair e reter talentos. 

Dentro deste processo apresentamos o Onboarding, uma forma de integrar o novo colaborador a equipe, cultura e operação da organização, assegurando sua adaptação, conhecimentos, habilidades e comportamentos necessários para sua inserção. 

Por se tratar de uma trilha, existe também o processo de desligamento do colaborador, também chamado de Offboarding. Esses seriam os últimos dias do colaborador na empresa, que devem ser pensados e planejados como os iniciais pela área de RH.  

Neste guia que a Mobiliza preparou, falaremos sobre o processo de Offboarding e como fazê-lo de forma humanizada, respeitando o tempo que a pessoa passou e se dedicou a empresa. Ele é o final da jornada do colaborador dentro da empresa, e reflete a última lembrança, e como essa pessoa vai descrever seu tempo lá. 

Vale ressaltar o importante papel do RH em dar todo suporte para o líder direto desse colaborador desligado, e apoiá-lo na condução desse processo da melhor forma possível.

O que é o Offboarding?

Offboarding em português, numa tradução literal, significa “desembarque”. No RH,  é justamente essa estação final do colaborador, o processo de desligamento, seja por decisão da empresa ou por opção própria. Em outras palavras, seria a demissão, rescisão ou aposentadoria do colaborador. 

Esta decisão pode envolver riscos, questões legais, transição do trabalho e da equipe.

São diversos os motivos que levam uma pessoa sair de uma empresa, desde oportunidades de crescimento até mudança de cidade. 

Essa técnica visa a satisfação dos envolvidos, com orientações claras em cada etapa como documentação, materiais e fardamentos a serem devolvidos se for o caso.

Além de assegurar o direito do trabalhador em questões de pagamento e prazos, a fim de evitar dúvidas, retrabalhos e incompreensões futuras.

Qual o objetivo do processo de Offboarding?

O objetivo é uma demissão humanizada num processo correto e eficiente. 

Ao padronizar este processo com um checklist estruturado, tem-se como vantagem contribuir para o fortalecimento da cultura da organização, reduzir incertezas, inseguranças, erros e atrasos nas documentações.

Importante ter cautela e cuidados nas informações no ato de uma demissão a fim de não gerar insatisfações desnecessárias, para manter assim um bom relacionamento e contato com o colaborador desligado, alinhando a boa imagem da instituição.

Qual a importância desse processo? 

Estamos falando da experiência do colaborador, e atender a essa etapa de forma estruturada pelo RH, diminui o desgaste pelas partes envolvidas. 

Importante saber qual foi o motivo da saída, ouvir sobre sua relação com o líder e liderados, ambiente de trabalho, suas expectativas como salários e benefícios, como uma oportunidade de fortalecer a marca empregadora e sua cultura.

Já ouvimos em algum dado momento de colaboradores que retornam para a mesma empresa depois da demissão. Você já pensou nisso?!    

Onboarding x Offboarding

Esses processos envolvem o ciclo de vida de um colaborador na empresa, e estão ligados a um fluxo planejado de entrada e saída, com o propósito de proporcionar a melhor experiência possível.

Saiba a diferença e importância entre os processos de Onboarding e Offboarding no quadro abaixo:

6 dicas para fazer o offboarding

Na prática, ao implementar o offboarding, esteja munido de todos os materiais e informações para o cumprimento eficaz desse processo, tais como:

1. Documentação: é a parte burocrática, pois envolve direito do trabalhador, regidos por lei. Então reúna a carta de demissão, aviso prévio, alinhe com o Departamento Pessoal as informações sobre FGTS, 13º salário, salário proporcional aos dias trabalhados, férias e seguro desemprego;
2. Avaliação da experiência: seria uma entrevista de desligamento, aqui a empresa pode adotar além da empatia ao ouvir as críticas, feedback e opiniões do colaborador, construir e enviar uma avaliação para o colaborador responder suas impressões. As perguntas geram dados importantes dessa experiência, se respondidas de forma sincera, para decisões futuras, e pode ser no formato digital ou manual (permita apenas que seja anônima);
3. Processos Internos: o bloqueio junto ao time de TI das senhas e acessos de e-mail e demais sistemas; devolução de cartões e crachá. E organizar todo o processo em conformidade com a liderança direta;  
4. Saúde mental e emocional: se prepare, dê suporte, forneça um ambiente seguro, estabilidade e segurança psicológica nessa etapa final de vulnerabilidade (acredite, é fator decisivo). Uma demissão pode causar baixa autoestima, depressão, e outras consequências emocionais. Portanto, permita que o colaborador expresse seus sentimentos (raiva, choro), se despeça dos colegas, ouvindo-o em todo tempo e prestando apoio;
5. Outplacement: para minimizar o impacto causado pela demissão, existem empresas que facilitam o processo de recolocação do colaborador no mercado de trabalho, o indicando a outras empresas e disponibilizando seu currículo para oportunidades externas, a depender o comportamento desse profissional, servindo como ponte, adotando técnicas de autoconhecimento e ajudando-o a compreender e estruturar seus objetivos e plano de carreira; 
6. Canal de comunicação: informe um contato aberto para eventuais dúvidas, perguntas e colocações.

Como o objetivo de toda e qualquer empresa é entender a rotatividade de  colaboradores, o chamado turnover, diminuir essa taxa pode ser minimizado com a adoção do People Analytics.

Através desse processo é possível analisar as pessoas de forma ágil, clara, objetiva, reunindo dados para melhoria e desempenho das equipes. Além do gerenciamento eficaz do RH em sua tomada de decisões em avaliar o engajamento, produtividade e satisfação dos funcionários.

Conclusão

No momento que um colaborador é desligado, ele tem a impressão de que seu chão se abre diante da situação. Mas como a empresa pode tornar esse momento final mais humanizado e acolhedor? 

Como vimos, o Offboarding é essa alternativa, sendo feito com respeito, empatia e atenção no desligamento do seu colaborador. Encerrando um ciclo com clareza e alinhamento de comunicação, buscando manter as portas abertas em ambos os lados. 

Uma vez sendo feito de forma eficaz, pensa-se no ambiente de trabalho após a saída, a fim de manter a produtividade da equipe e sua reposição.    

Lembre-se, tudo serve como aprendizado, pegue esse momento e avalie o que pode ser aperfeiçoado para as demais jornadas dos colaboradores.