Lidar com prazos apertados pela diretoria é algo comum hoje em dia, certo? Na área de T&D não é diferente. Organizar diversos projetos de treinamento faz parte da sua rotina e por isso hoje viemos trazer aqui algumas orientações para melhorar a vida quando urgências chegarem.

É bom adiantar que aqui você vai encontrar sugestões do que fazer para entregar resultado sem deixar o prazo apertado comprometer a qualidade da entrega.

Rola a página pra ver as 3 orientações que trouxe sobre como você pode lidar com prazos da diretoria. Vamos lá?

Orientação #1 – Área pró-ativa ou reativa?

É comum, com a rotina e a pressa da diretoria ou dos gestores, que as demandas de treinamento sejam recebidas pelos profissionais da área de T&D de forma reativa. Isso quer dizer que ao invés de agir de forma pró-ativa e antecipar possíveis projetos, você pode estar sobrecarregada(o) por não estar devidamente preparada(o), tanto em capacidade produtiva quanto em budget.

Por exemplo, imagine o seguinte:

A capacidade produtiva sua e da sua equipe está esgotada. Não tem mais como produzir internamente no próximo mês, mas a área de vendas precisa de um treinamento urgente para alinhar discurso de um produto que impacta muito na sua empresa.

• Se você é uma área mais reativa, você precisa analisar rapidamente se consegue priorizar. Se não conseguir, vai buscar terceirizar, ou buscar horas extras da sua equipe para não prejudicar os treinamentos que já estavam na fila. Se terceirizar, você já vai estar lidando com um prazo apertado que é a urgência do treinamento, então ainda poderá investir mais do que o normal para atender um projeto que não estava no seu radar. Esse investimento não estava planejado para essa demanda, ou podia ter sido utilizado para um treinamento mais estratégico e de maior impacto na empresa inteira.
• Se você é uma área pró-ativa, você tem uma área mais organizada com os projetos de treinamentos e está acostumada a lidar com conteúdos de emergência como esse. Talvez consiga trabalhar internamente e repriorizar conteúdos que você já tinha antecipado, ou ainda consiga falar com aquele fornecedor parceiro que conhece sua empresa e atende seus prazos de emergência.

Percebe como a área pró-ativa tem cartas na manga para lidar com emergências (que sempre vão acontecer) e como o impacto de uma urgência não é tão prejudicial aos projetos que já estavam na casa?

Não sinta-se aflita(o) se você se viu na área reativa, mas reflita sobre seu cenário hoje. É comum áreas reativas serem a maioria, principalmente em grandes empresas onde as demandas podem chegar de diversas áreas e de diversos responsáveis.

A pergunta inicial que eu quero deixar é: qual área você quer ser? Este é assunto para abordarmos em outro artigo, mas o que eu quero dizer aqui é que a sua área de treinamento e desenvolvimento precisa do que chamamos aqui na Mobiliza de metodologia 4 passos. Um processo que vai do início ao fim, de maneira que você consiga planejar, produzir, aplicar e analisar seus projetos e, assim, oferecer treinamentos de impacto, não treinamentos atropelados por prazos. Essa metodologia não é produto, não é vendido, não é terceirizado. É um processo que criamos para facilitar a organização da sua área de treinamento, para que você entregue mais resultado para sua empresa com capacitação.

Orientação #2 – Autonomia em criação de conteúdo

Para você lidar com prazos apertados, você definitivamente não pode depender 100% de fornecedores para todos os seus treinamentos corporativos. Pois o fornecedor não tem o mesmo prazo que você, e a chance de você precisar adaptar o seu deadline de urgência é grande.

Para conseguir escala e conseguir respostas em tempos curtos, outra orientação é você buscar ferramentas de autoria para ter autonomia na criação de conteúdo da sua empresa. Veja bem, a sugestão aqui não é o equilíbrio entre terceirizar ou produzir internamente. Na situação emergencial, acredito que você precisa focar em conseguir entregar conteúdo de qualidade sem depender de pessoas técnicas ou de fornecedores. Existem ferramentas de autoria no mercado que te dão esse apoio. Se você não tem, e está vendo a demanda crescer diariamente, pode ser a hora de começar a considerá-las.

Na hora de buscar, facilite o trabalho da sua equipe e busque ferramentas de fácil utilização e entendimento. Principalmente se você não conta com uma equipe técnica, evite buscar ferramentas complexas para a área, pois o tempo de criação pode exceder o prazo que você tinha para entregar o treinamento, por exemplo.  

Orientação #3 – Dependendo do tema, escolha cursos prontos

Terceira e última orientação, você que domina T&D já deve ter percebido que alguns temas são competências universais (liderança, atendimento, gestão do tempo por exemplo), e nestes casos os cursos prontos podem ser a solução de entrega rápida e de qualidade que você busca, principalmente  no caso de deadlines curtos.

Competências universais são aqueles temas que não precisam estar alinhados de fato com a sua empresa. São conteúdos que podem ser utilizados por diferentes empresas, pois o objetivo da competência, do conteúdo, é o mesmo.

Conteúdos de prateleira, ou cursos prontos, são fáceis de achar no mercado, e têm o benefício de serem a pronta entrega. Mas existem diversos formatos no mercado e você deve se atentar nas características que sua empresa busca (como por exemplo, SCORM).

Eu sugiro que você já tenha alguns fornecedores na manga que trabalham com conteúdo pronto para esse tipo de situação de emergência. Precisar buscar fornecedor, indicação ou referências somente quando os prazos estiverem apertados pode ser arriscado, já que se trata de um tempo precioso investido.

Conclusão

Buscar soluções na hora que o prazo apertou pode ser prejudicial aos seus projetos. É importante você ter ações e soluções de contingência para esse tipo de situação e aqui te orientamos com 3.

A busca pela área pró-ativa ao invés da área reativa, a autonomia em criação de conteúdo e os cursos prontos são dicas que podem te ajudar a entregar resultado mesmo com tempo curto!

Como você lida hoje com prazos? Conta pra gente nos comentários!