Um cronograma de treinamento pode servir como uma super ferramenta para realizar um plano de treinamento e organizá-los. E mais do que isso, eu considero um cronograma de treinamento bem definido para treinamentos uma excelente estratégia para o propósito valioso na forma das metas de treinamento.
Ah, quem não gosta de um cronograma de treinamento bem estruturado, bem organizado? Hoje, acho praticamente impossível organizar o trabalho sem um cronograma. Demandas surgem a todo minuto, se não conseguirmos nos organizar em um cronograma, comprometemos várias entregas. Para os treinamentos não é diferente.
O treinamento não é um evento único, e sim uma experiência que possui vários estágios e ciclos de vida. Um cronograma de treinamento organiza esses diferentes ciclos e mostra como o treinamento pode ocorrer em vários pontos.
Neste artigo, vou trazer várias dicas sobre como organizar seu cronograma para treinamento para estruturar suas demandas de modo a otimizar seu tempo e atingir as metas solicitadas.
Conteúdo
Como começar?
Antes de criar seu programa de treinamento, é importante que você se atente para um ponto muito importante: o planejamento.
Este tema pode dar não só um artigo, mas um livro. E adianto que sem esse planejamento, não existirá um cronograma lógico.
Saiba mais: Planejamento de treinamento 2022: como fazer em uma grande empresa?
Recomendo muito dar uma lida para definir bem seu cronograma de treinamento quando pôr a mão na massa. O planejamento para treinamento nos traz uma base sólida quando montamos nosso cronograma de treinamento, pois nos ajudam com:
- Economia de tempo;
- Entregas ágeis;
- Facilidade nas entregas;
- Facilidade na manutenção dos treinamentos;
- Visibilidade dos resultados.
Feito esse planejamento, podemos partir para as ações que envolvem um cronograma de treinamento. Essas ações são fundamentais, pois é através delas que temos base de tempo, necessidades e objetivos do treinamento. Eu gosto de trabalhar com essas 5 ações:
- Ação 1: Determinar qual treinamento é necessário.
- Ação 2: Determinar quem precisa ser treinado.
- Ação 3: Saber qual a melhor forma de treinar alunos adultos.
- Ação 4: Saiba quem é seu público.
- Ação 5: Elaborar um projeto detalhado.
Dar esse passo é a melhor maneira de começar seu treinamento, evitando imediatamente que sua empresa perca tempo, dinheiro e energia em treinamento desnecessário.
Montando seu Cronograma de Treinamento
Agora vamos pôr a mão na massa. Vou deixar esse processo o mais dinâmico e prático. Tudo está embasado no planejamento, então, alinhe bem o que foi dito na fase do planejamento.
Feito isso, ao elaborar seu cronograma, use esses três passos:
Passo 1. Crie os componentes do seu plano de treinamento. Divida o processo em fases. Por exemplo, pode ser “Treinamento de Vendas, Treinamento de Atendimento ao Cliente, Treinamento de Segurança”.
Passo 2. Crie expectativas razoáveis para o tempo necessário para concluir cada etapa. Por exemplo, uma simples palestra de cerca de 30 minutos não deve demorar muito mais do que uma hora. Considere o tempo necessário para perguntas e outros eventos, como coffee break, almoço…
Passo 3. Crie o cronograma. Coloque todos os treinamentos em uma página. Insira uma breve descrição abaixo de cada tópico. Coloque a duração de tempo necessária para completar uma tarefa. Isso constituirá a base do seu plano de treinamento.
Agora sim, feito isso, vamos contar com alguns softwares a nosso favor para deixar tudo isso visual. Você pode usar ferramentas que tem disponível no seu dia a dia.
Uma simples planilha de Excel pode se tornar uma ferramenta incrível para um cronograma de treinamento. Mas, existem várias ferramentas gratuitas que você poderá usar no seu dia a dia para visualizar seus cronogramas de forma organizada, cito alguns que conheço:
- SmartSheet
- OpenProj
- Gantt Project
Elas irão auxiliar você a pôr em prática todo o planejamento e gerenciar seus treinamentos de forma segura, clara e organizada.
Outra dica super importante é você compartilhar seu cronograma de treinamento com todas as pessoas envolvidas com seus projetos.
É normal que demandas externas acabem conflitando com seus cronogramas de treinamento, então, nada melhor que seu time ficar ciente das suas obrigações com os treinamentos a serem entregues ou executados.
Vou usar esta imagem abaixo para detalhar este cronograma de treinamento e explicar as estratégias aplicadas:
Neste cronograma de treinamento, temos um elemento principal, que deve ser entregue em uma data determinada de acordo com seu planejamento.
Nele, detalhamos os subelementos, as ações que detalhamos em nosso planejamento para priorizar cada uma delas para a entrega final. O que é importante:
Crie prazos para cada subelemento: com esta ação, você organiza sua agenda de forma a cumprir suas obrigações diárias e não atrasar a entrega de um subelemento. Seja realista com os prazos, não descumpra seu planejamento inicial.
Coloque nomes dos responsáveis para cada ação: delegue as ações. Ao delegar, insira em seu cronograma com nome de cada responsável e, a cada alteração, mantenha todos informados.
Em caso de mais de um elemento principal, crie prioridades: priorize as entregas de seus elementos principais. Não tente abraçar todos e criar expectativas de entregas impossíveis. A cada novo elemento criado, revise seu planejamento e veja onde ele se encaixa em seu cronograma.
Tenha uma gordurinha para queimar: crie dois prazos para cada subelemento: data de entrega e data real. Isso ajuda a priorizar suas demandas e, caso surja algum imprevisto no decorrer de suas atividades, não precisa atrasar todo o seu cronograma.
Comente tudo com todos: para cada e qualquer ação que você fizer, deixe um comentário para todos ficarem sabendo das mudanças. Isso ajuda a evitar retrabalhos, trabalhos duplicados, e auxilia na estratégia a se tomar para as próximas ações.
Atualize o status de cada subelemento: mantenha todos informados do andamento de cada atividade. Crie elementos como não iniciado, em andamento, impedido, concluído, etc. Isso ajuda a organizar seu cronograma e, indicar visualmente o andamento para as pessoas que visitam seu cronograma.
Não esqueça da revisão: deixe uma ação para a revisão do material antes de ser entregue. Considere pessoas nesta ação para fazer a revisão para você.
Lições aprendidas: após cada cronograma concluído, não despreze ele. Guarde com carinho e tire um tempinho para fazer um relatório das lições aprendidas. Relate desafios que encontrou, o que deu muito certo, muito errado… Esse exercício ajuda a manter o foco e ser muito mais assertivo nos próximos projetos.
Conclusão
Não é nada complicado elaborar um cronograma desde que seja feito todo o planejamento antes e, acima de tudo, respeitar este planejamento.
Os cronogramas são excelentes ferramentas para gerenciarmos nossas atividades durante o dia a dia. Para nossos treinamentos é fundamental, já que as datas são os pontos críticos quando falamos em demandas de treinamento.
Encare cada entrega de treinamento menos como um evento e mais como uma experiência. Isso ajuda a melhorarmos o nosso planejamento e priorizar cada ação com cuidado e acima de tudo com carinho no material que será entregue. Acredite, essa dica fará seus cronogramas serem leves e prazerosos de fazer.
