Conforme surgem demandas na sua área de treinamento, você se questiona:
- Como vou montar meu treinamento online?
- Que estratégia de conteúdo vou utilizar nas minhas ações de treinamento?
- Será que vamos para mobile ou fazemos um treinamento utilizando técnicas de gamificação?
- Será que fazemos em vídeo ou talvez um conteúdo rápido para o público assimilar rapidamente?
Para responder essas perguntas mais facilmente, escrevo este artigo para te ajudar a estruturar o planejamento das suas ações de treinamento. Seja você experiente na área, ou mesmo se estiver começando, nos próximos parágrafos vou mostrar a metodologia que nós da Mobiliza, em 14 anos de experiência, utilizamos para executar e guiar nossos clientes a organizar suas áreas de T&D.
Vamos lá!
Estrutura tecnológica básica para treinamento online
Esta parte é para quem está começando agora. Se você já conhece bem a estrutura de plataforma e conteúdo, pode avançar para a seção seguinte.
Mas se você está começando agora, é importante entender primeiro como funciona a estrutura tecnológica de treinamento online. Basicamente você precisa de dois elementos:
- Plataforma de gestão e distribuição: você precisa de um lugar online onde você pode colocar seus conteúdos e tenha algum controle de acesso. Essa plataforma pode ser um site, intranet ou qualquer outra. Um padrão de mercado hoje é utilizar um LMS (Learning Management System – Sistema de Gestão de Aprendizagem), porém não é uma regra. Qualquer plataforma pode permitir você começar sua ação de treinamento online.
- Conteúdo que gere inteligência: a parte mais importante de qualquer ação de treinamento online é conseguir gerar relatórios do comportamento e desempenho dos colaboradores no treinamento. Por isso você precisa criar e disponibilizar conteúdos que consiga rastrear o comportamento dos colaboradores e permitir que você gere estes relatórios. Desta forma, evite PDFs, apresentações de PowerPoint ou vídeos soltos pois eles não conseguem rastrear nem metrificar a retenção de conhecimento. Um padrão de mercado é o SCORM, mas também não é regra.
Com essa estrutura básica, você conseguirá:
- Controlar acesso aos conteúdos
- Rastrear o comportamento e desempenho dos colaboradores
- Gerar inteligência
- Gerir conhecimento e competências na sua empresa.
#1: Visão geral da área de treinamento
Cada empresa tem uma forma de levantar as demandas de treinamentos online. Em algumas empresas esta demanda vem dos colaboradores, de outras vem de gestores das áreas operacionais, e tem aquelas demandas inerentes no planejamento estratégico. Logo vem a dúvida de qual projeto é mais importante, e onde deve ser dedicado o investimento (de tempo e capital).
A primeira ação a ser feita é a priorização destas demandas. Colete todas as demandas e defina o que será executado no decorrer do ano. Depois, priorize em 3 níveis estratégicos:
- Primeiro defina as demandas de primeiro nível, que são os treinamentos de maior impacto estratégico na empresa. Por exemplo lançamento de um novo produto, um novo processo de venda, mudança de um fluxo operacional.
- Depois, defina as demandas de terceiro nível, que são os treinamentos de menor impacto estratégico, mas que precisam existir para garantir uma operação mínima da empresa. Por exemplo, processos internos de gestão de ponto, treinamento como gerenciar férias, processos rotineiros em geral, treinamentos em produtos já estabelecidos do portfólio.
- E coloque no segundo nível, todas as outras demandas.
Essa definição muda de empresa para empresa, de época para época. Avalie conforme o planejamento estratégico e tire dúvidas com diretores e parceiros. Essa definição vai te facilitar a responder onde você vai dedicar o seu tempo e capital, na seguinte proporção:
- 50% do orçamento – Primeiro Nível
- 35% do orçamento – Segundo Nível
- 15% do orçamento – Terceiro Nível
Para ficar mais claro, vou exemplificar com um case.
Andreia, a analista de treinamento, tem R$ 130.000,00 de orçamento da área para dedicar a treinamentos online. Ela levanta demandas do planejamento estratégico, conversa com diretores, e por fim faz uma breve pesquisa com gerentes e colaboradores para entender a demanda.
Ela consegue levantar a demanda de 18 treinamentos. Como primeira atividade, ela divide os 18 treinamentos nos 3 níveis estratégicos, ficando 4 treinamentos em primeiro nível, 6 em segundo e 8 em terceiro nível.
Dividindo o orçamento, ela consegue saber quanto pode investir em cada uma das ações. Ela então monta a planilha abaixo, definindo também a tática de execução:
Ao final desta etapa, Andreia tinha a estrutura de treinamento do ano inteiro dela, e a dedicação de investimento.
#2: Evite este erro em orçamento para treinamento online
Um erro comum é definir dedicação de capital para os treinamentos empresariais baseados nos valores de mercado. Jamais priorize seu orçamento de acordo com os preços de mercado. Organize a estrutura do seu orçamento antes de ir buscar e calibre conforme o recebimento de propostas de fornecedores.
Já tivemos contato com empresas que investiram mais de três vezes em capital em um treinamento de Terceiro Nível em relação ao de Primeiro Nível. Apenas porque o era o valor habitual de mercado.
Por exemplo, se as propostas dos seus treinamentos de Primeiro Nível estiverem vindo muito maior do que você tem dedicado para cada treinamento online, pode ser necessário rever o planejamento.
- Você pode rever o escopo de cada treinamento, diminuindo assim o investimento para ser executado. Muitas vezes, os treinamentos estão com conteúdo demais – e enxugar o conteúdo pode tanto viabilizar a execução, quanto melhorar a experiência do aluno (mas esse é papo para outro post, rs).
- Você pode diminuir a quantidade de treinamentos online de Primeiro Nível no ano para liberar mais orçamento (menos ações, mais orçamento por ação).
O importante é você ter a estrutura de nível estratégico primeiro, para depois conseguir tomar decisões mais concretas e seguras.
#3: Táticas de execução
A próxima atividade é planejar como vai executar seus treinamentos online. Existem diversas táticas possíveis, mas vou falar aqui das mais comuns.
Contratar uma empresa parceira é uma forma de conseguir juntar uma equipe multidisciplinar, atendimento consultivo e expandir suas possibilidades para execução de treinamentos online. É uma tática recomendada caso você não tenha equipe interna para produzir. Dependendo do nível de investimento disponível, você conseguirá fazer treinamentos online mais complexos, com animações, games, expandindo suas possibilidades ao utilizar uma empresa especializada em produção de conteúdo.
Aqui é importante ter claro que, mesmo contratando uma empresa parceira para executar o projeto, ainda assim demandará uma grande dedicação da sua parte para garantir a acurácia do projeto. Você é o porta-voz da sua empresa, e quem tem a visão do que seria o ideal para cada treinamento online. Dedique tempo para fazer refinamentos, ler roteiros, e avaliar mídias.
Comprar treinamentos prontos, também conhecidos cursos de prateleira, pode ser uma forma mais rápida e barata de publicar mais treinamentos mais rápido. Busque sempre no mercado, treinamentos prontos que você consiga editar e personalizar para a sua realidade. Publicar treinamentos muito distantes do contexto da sua empresa, principalmente sem sua identidade visual, pode perder credibilidade com os seus colaboradores.
Produzir internamente é uma tática que tem ganhado maior espaço, principalmente com treinamentos mais simples que precisam ser lançados rapidamente. Para isso, é necessário utilizar uma ferramenta de autoria que permita criar treinamentos rastreáveis, e que demande nível de conhecimento técnico equivalente à sua equipe.
Uma tática muito utilizada com nossos clientes é contratar a produção de alguns treinamentos dentro da ferramenta de autoria, fazer cópia destes treinamentos, e utilizá-los como templates na produção de novos treinamentos. É uma forma de ganhar escala, economizar capital, e manter qualidade gráfica e visual.
Resumo
Para planejar as ações de treinamento online do seu ano, siga estes 3 passos da metodologia que aqui, em 14 anos de experiência, utilizamos para executar e guiar nossos clientes a organizar suas áreas e ações de T&D:
- Levante a demanda de treinamentos do ano e divida em níveis estratégicos
- Calcule quanto terá disponível para investir em cada treinamento online.
- Defina táticas de execução.
Lembre-se que, nenhum planejamento está escrito em pedra e deve ser alterado e adaptado conforme o passar do tempo. Novas demandas surgirão, demandas antigas perderão sentido de serem executadas, orçamentos podem ser cortados, podem surgir orçamentos (junto com demandas) de outras áreas, e ideias de novas formas de fazer o treinamento online.
O importante é sempre ter um planejamentos simples e objetivo, disponível para toda a sua equipe de T&D. Assim, suas decisões terão maior e melhor embasamento, minimizando risco de perda de capital, ou priorização errada. Não é necessário fazer um planejamento super complexo caso você não consiga tempo ou ajuda para fazê-lo. Algumas horas em um documento simples ou uma planilha já te ajuda a ter a visão macro e sistêmica da sua área!
