Fazemos análise de ‘Make or Buy‘ (em português é ‘Fazer ou Comprar’ ou ‘Internalizar ou Contratar um Terceiro’) constantemente na vida pessoal e profissional. Com certeza você já fez alguma dessas perguntas:

• Instalo meu chuveiro ou contrato alguém para instalar?
• Faço o jantar ou peço delivery?
• Faço o processo de recrutamento/seleção ou contrato uma empresa para fazer para mim?
• Contrato um estúdio para montar meu curso e-learning ou o faço com a equipe interna?
  

Estas decisões devem ser resolvidas caso a caso, pois seus motivadores podem mudar em cada situação. Pode ser que o agente limitante seja o tempo disponível para obter o resultado, qual opção custa menos, ou se o executante possui o conhecimento para executar a tarefa. Por exemplo, entre fazer o jantar ou pedir delivery vai depender se você tem tempo para comprar os ingredientes e cozinhar, ou quanto dinheiro quer gastar com delivery. Talvez você queira cozinhar algo com carinho para uma noite especial, e, nesse, caso precisa ter habilidade de cozinhar algo especial. Cada decisão vai depender do momento.

Mas nosso foco aqui são cursos e-learning e neste post vamos lhe ajudar a decidir entre terceirizar ou executar internamente a produção deles. Se prepare porque vamos lhe apresentar os prós, os contras e o que você precisa saber antes de tomar essa decisão.

Terceirizar – Comprar

Contratar uma empresa especializada em conteúdo e-learning

3 Premissas Básicas: O que se precisa saber antes de se contratar um terceiro?

A primeira premissa para contratação de um terceiro é ter um projeto com objetivos claros. Defina o que o aluno deverá ser capaz de fazer após o treinamento, quem é e qual o perfil desse aluno, se o curso atenderá tablets e celulares, e quais os pré-requisitos de aprendizagem.

A segunda premissa é a disponibilidade do especialista conteudista. Afinal, ele deverá ter tempo para explicitar o conhecimento que ele tem, passar o conteúdo, e apontar os pontos mais importantes. Por fim, deverá validar e homologar o curso, a mídia pronta. Na maioria das empresas, o especialista é bastante requisitado necessitando agendar as reuniões com antecedência. A disponibilidade do especialista é normalmente o fator limitante e de atrasos em um projeto e-learning.

Por fim, a terceira premissa é saber quanto recurso pode ser investido no projeto. A principal matéria-prima de um curso e-learning são as horas de trabalho intelectual. Logo, um curso super ilustrado, interativo e inovador será mais caro que um curso rápido, de abordagem de telas simples e com pouca interação. Veja exemplos do portfólio da empresa que deseja contratar e defina com clareza as suas intenções. Nesse ponto você pode diminuir bastante os riscos do projeto alinhando expectativas.

Benefícios em se contratar uma terceirizada

1. Menos atividades no seu dia a dia

A nossa agenda é bem cheia, com muitas atividades. Ao terceirizar a produção do curso e-learning você pode aliviar seus dias e de sua equipe, dedicando menos horas ao projeto. Mas, não se engane, os momentos de alinhamentos e validações consomem tempo, sendo, no entanto, bem menos do que gerenciar a produção de um curso inteiro.

2. Mais possibilidades pedagógicas, visuais e tecnológicas

Assim como todas as atividades, ser especialista e ter experiência faz diferença na produção de cursos e-learning. Uma empresa terceirizada tem uma equipe multidisciplinar, capaz de fazer cursos ricos em interações, animações e com abordagens pedagógicas adequadas para o treinamento. Além de aumentar o engajamento do aluno, uma empresa terceirizada permite executar projetos de jogos de treinamento, utilizar gamificação, e mesclar vídeos, atividades e conteúdo complementar.

3. Foco nas atividades de especialidade da sua empresa

Sua empresa precisa que você saiba mais e mais sobre assuntos do seu mercado. Se trabalha com automóveis, precisa saber mais sobre cada um dos produtos, novidades e tecnologias novas, para impulsionar seu produto. A própria Mobiliza, apesar de trabalhar bastante com programação para a web, contratou uma empresa terceirizada para fazer seu website, já que nosso foco é ser especialista em produzir conteúdo e-learning.

4. Menos riscos e garantia de funcionamento do curso publicado

Esse é um problema técnico e um pouco mais complexo. Utilizar tablets e celulares como plataforma de aprendizado é uma realidade. E com isso, o Adobe Flash já não é mais a tecnologia ideal para produção de cursos. A tecnologia da vez é o HTML5, e por sua natureza ocorrem mais conflitos com os navegadores, com o LMS e com as plataformas de estudo. Uma empresa especialista tem competência de como contornar boa parte destes problemas, e irá resolver os outros que não foram previstos.

Os contras de contratar uma terceirizada

1. O processo de contratação pode ser longo

Algumas empresas possuem um longo e burocrático processo de contratação. Muitas vezes o contrato precisa ser homologado com o setor jurídico, e as equipes de compras possuem metas de negociação, aumentando o tempo de contratação. Se o projeto tiver prazo curto, o processo de contratação pode inviabilizar a sua execução.

2. O investimento será mais alto

Executar com empresa externa terá um custo mais alto que o interno. Apesar de sua equipe dedicar horas para produção do curso internamente, uma empresa terceirizada paga impostos, possui custos operacionais, os quais são todos diluídos no valor do contrato.

3. Agilidade no desenvolvimento

Uma empresa terceirizada em produção de curso e-learning funciona quase como uma pequena fábrica de propriedade intelectual, tendo seus processos e métodos. Assim, seu projeto de curso e-learning entrará na fábrica na próxima janela de produção, encaixando-se no processo e com pouca flexibilidade de prazo.

Internalizar – Fazer

Internalizar a produção de cursos e-learning

Como se preparar para produzir cursos com a equipe interna

Para começar você precisará de uma ferramenta de autoria. Essas ferramentas são softwares, programas de computador que auxiliam você e sua equipe a construírem cursos e-learning. Existem várias no mercado, algumas para equipes com mais conhecimento técnico em design gráfico e programação, outras para pessoas com menos conhecimento nessas áreas.

O importante é escolher a mais adequada para sua equipe, levando em consideração quatro fatores:

1. Veja alguns exemplos de cursos produzidos pela ferramenta verificando se eles se aproximam das suas expectativas visuais e interativas. As ferramentas de autoria do mercado tendem a produzir cursos com aparência e navegação baseadas em uma estrutura fixa. Para alterar essa estrutura é necessário que o profissional tenha conhecimento técnico em programação.
2. Saiba como é o suporte à ferramenta. O suporte deve ensinar a utilizar a ferramenta, mas se tiver também consultoria de criação de cursos e-learning, melhor. Sua equipe interna não deve ter problemas em aprender e resolver problemas de produção. A preocupação da sua equipe deve ser produzir os cursos.
3. Verifique se a ferramenta preenche a lacuna de conhecimento técnico em produção de cursos que sua equipe tem. Se sua equipe tiver um bom conhecimento técnico, ou mesmo facilidade em “fuçar” novas ferramentas, escolha uma com mais recursos. Se sua equipe não for técnica prefira uma ferramenta que entregue soluções prontas.
4. Publicação SCORM. Aqui é um ponto técnico. A grande maioria das plataformas LMS (Learning Management System) são compatíveis com conteúdo SCORM 1.2, e a ferramenta de sua escolha deve possibilitar estruturar cursos com a árvore SCORM.

Você deve estar se perguntando ‘mas e o custo da ferramenta, não é um fator determinante?‘. Em nossa opinião, não. O investimento para utilizar as principais ferramentas de autoria do mercado são semelhantes. Se compararmos com o investimento de contratar uma empresa terceirizada para produzir o curso, a diferença de valor das ferramentas não são grandes o suficiente para sobrepor-se em importância nos quatro itens acima.

Algumas ferramentas oferecem um banco de imagens e estas também não devem ser levadas em consideração. Não adianta ter 5.000 imagens em seu banco que não tem ligação alguma com o conteúdo do seu curso. Hoje existem bancos de imagens com preços muito baixos (alguns até gratuitos!), onde você rapidamente escolhe imagens de qualidade específicas para o seu projeto.

Reforçamos que o melhor é procurar uma ferramenta que se adéque à sua equipe, à sua empresa e aos seus processos. Experimente algumas delas, faça testes, peça para sua equipe produzir um curso-piloto por diferentes ferramentas, e então escolha. Fazer esses testes vai lhe aliviar de qualquer problema no futuro.

Benefícios em internalizar a produção de conteúdo

1. Agilidade na produção e publicação do treinamento e-learning

Para este benefício, imagine uma situação. Digamos que daqui duas semanas será dia das mães e sua empresa fará uma estratégia diferenciada de vendas para a data. Sua missão é treinar a equipe de vendas no Brasil todo pela nova estratégia com curso e-learning. Produzir, distribuir e aplicar um curso e-learning em duas semanas.

Talvez, só o processo de compras da sua empresa possa inviabilizar esse projeto com um terceiro: solicitar três orçamentos, cadastrar a empresa vencedora, homologar o contrato pelo jurídico, negociar valores e escopo… e pronto! Já se foram as duas semanas.

Produzir cursos simples, pequenos e de curta vida útil como desse exemplo beneficia-se muito com a produção interna de conteúdo. Em poucos dias sua equipe será capaz de colocar esse curso no ar, sem contratações.

2. Diminuição drástica dos custos de produção de cursos

Os custos de produzir um curso internamente são: contratação de uma ferramenta de autoria; compra de imagens e animações; e as horas de sua equipe. Aqui na Mobiliza fizemos uma análise de investimento, e o resultado foi o de que: se sua equipe executar um curso simples de 20 telas por mês já está economizando recursos. Mais cursos, maior a economia.

3.  Autonomia na produção e manutenção

Sua empresa não dependerá da velocidade de outra empresa para produzir um curso. Você terá a liberdade de conversar com sua equipe e fazer uma força tarefa para terminar um projeto em poucos dias. Além disso, se alguma informação de um curso publicado mudar, você terá autonomia e agilidade na manutenção e atualização do seu curso, sem depender de terceiros.

4. Proximidade com o especialista conteudista e público-alvo do treinamento

De um lado você conhece muito mais o público alvo do que a empresa terceirizada. Entende seus motivadores, o fluxo de trabalho que eles executam, e sua função perante os objetivos da empresa.

Na outra ponta, tem contato direto com os especialistas, e pode ter a ajuda e validação deles com mais frequência que uma empresa terceirizada, aumentando a aderência do curso pelo público com informações relevantes. Dependendo da estrutura, é possível que o próprio especialista construa o treinamento, ficando para você e sua equipe pequenos ajustes, agilizando o processo.

Os contras de internalizar a produção de cursos

1. Controle a expectativa: será difícil fazer cursos complexos e interativos

Empresas especializadas em produzir conteúdo e-learning possuem uma equipe dedicada e experiente em diferentes abordagens pedagógicas, construção de animações, e com programadores que podem criar funções e jogos únicos para um curso. Ferramentas de autoria limitam essas possibilidades e estratégias diferentes.

2. Conflito com outras atividades do dia a dia de sua equipe

Produzir cursos internamente vai concorrer com outras atividades suas e de sua equipe. Será necessário gerenciar o seu tempo e as prioridades.

3. Dependência do suporte da ferramenta de autoria

Sua agilidade está diretamente ligada à ferramenta. Se o suporte e o auxílio que ela lhe dá não for ágil, seu projeto poderá ficar comprometido.

E agora? Qual escolher?

Trouxemos informações sobre as duas escolhas, mas qual é a melhor para você?

Não se preocupe, nesta decisão uma opção não exclui a outra.

Lembra-se, lá no início do post, quando comentamos sobre cozinhar em casa ou pedir delivery? Normalmente o arroz com feijão, um macarrãozinho, o trivial fazemos em casa, mas quando queremos comer algo diferenciado como um sushi vamos ao restaurante ou pedimos delivery. O que sugerimos com cursos e-learning segue a mesma lógica.

A Mobiliza quando conversa com clientes e amigos, recomenda:

• Internalizar a produção de cursos simples, onde é fácil de controlar as expectativas e com pouco esforço se criam cursos de ótima qualidade. Cursos curtos de pequenos processos, de produtos ou que precisem ser alterados com certa constância são perfeitos para aproveitar a agilidade de executar a produção internamente.
• Contratar terceiros para executar cursos complexos, de vida útil longa, onde a experiência e especialidade da equipe dos terceiros farão diferença. Com terceiros você pode investir seus recursos com abordagens pedagógicas diferentes, montar jogos, fazer cursos animados.

Ufa! Parabenizo você que leu até aqui. É um guia longo, mas esperamos que tenha informação suficiente para você tomar a sua decisão. Se gostou, se tem algum comentário complementar, alguma dúvida ou discorda de algo, poste ali a baixo.

E sempre que quiser, pode entrar em contato diretamente com a gente no faleconosco@ec2-18-231-168-52.sa-east-1.compute.amazonaws.com.