Embora seja relativizada e, muitas vezes, deixada de lado, a comunicação interna em empresas é essencial para o bom andamento das atividades corporativas.
Afinal de contas, sem ela, diversos problemas podem surgir e se tornar recorrentes, como a alta rotatividade de funcionários, a baixa produtividade, o aumento de custos e a dificuldade para se alcançar os resultados esperados.
Sim, ela é tão importante quanto a comunicação com o público externo, daí a importância de desenvolvê-la bem.
Por isso, neste artigo, preparamos um guia completo sobre a comunicação interna em empresas, desde a importância para a instituição até formas de implementá-la com sucesso. Boa leitura!
O que é comunicação interna?
Basicamente, a comunicação interna é aquela voltada para o compartilhamento e transmissão de informações, ideias e mensagens dentro de uma organização.
Assim, o seu foco é manter todos os colaboradores alinhados com a missão e objetivos da empresa, promover um relacionamento harmonioso entre todos e um ambiente saudável e motivador.
Portanto, todas as ações voltadas para o público interno, isto é, para os colaboradores da instituição, fazem parte da estratégia de comunicação interna.
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Importância da comunicação interna
A comunicação interna é essencial para a longevidade de uma empresa, e isso não é exagero. Afinal de contas, ela proporciona os seguintes aspectos:
Alinhamento
A comunicação interna possibilita que todos os colaboradores se mantenham alinhados aos valores, missão, visão e metas da empresa. Isso, obviamente, é um importante ponto para que os resultados sejam alcançados e para que a conduta dos profissionais esteja de acordo com a imagem que a organização deseja passar.
Engajamento
Enquanto a falta (ou falha) de comunicação interna pode gerar desmotivação e insatisfação entre os funcionários, uma comunicação assertiva torna os profissionais mais engajados e comprometidos em alcançar os objetivos comuns.
Produtividade
Funcionários engajados, por sua vez, produzem mais, pois se sentem mais motivados para isso. Nesse sentido, é sempre importante manter canais de diálogo abertos com a equipe a fim de alcançar esse benefício.
Clima organizacional
Sem uma comunicação interna eficaz, as informações corretas não circulam, o que gera mal-entendidos e torna o ambiente de trabalho desconfortável. Por outro lado, quando há uma boa comunicação dentro da organização, todas as informações ficam às claras, o que contribui para um bom clima organizacional.
Redução de conflitos
Por fim, mas não menos importante, estratégias de comunicação também reduzem conflitos entre os colaboradores, justamente porque mal-entendidos são evitados e todos se mantêm alinhados nos mesmos valores e princípios.
Quais são os tipos de comunicação interna?
Existem vários tipos de comunicação interna que se adaptam aos objetivos, contextos e metodologias de cada empresa. Diante disso, as principais são:
Comunicação vertical
Essa comunicação envolve os níveis hierárquicos mais altos de uma empresa. Portanto, ela se configura entre os gestores e líderes e costuma ser utilizada para o compartilhamento de informações estratégicas e restritas.
Comunicação verbal
Já esse modelo de comunicação refere-se à oralidade, isto é, todas as falas que envolvem colaboradores e gestores, inclusive as conversas informais no dia a dia.
Entretanto, no ponto estratégico, a comunicação verbal é recorrentemente utilizada em palestras, reuniões, treinamentos e outras situações para troca de opiniões e feedbacks, capacitação, alinhamento e definição de estratégias e ações.
Comunicação escrita
Como o próprio nome sugere, trata-se de informações que são escritas, seja em e-mails, quadro de avisos, placas informativas, mensagens em aplicativos, etc.
Geralmente, ela é utilizada para alinhar atividades e comunicar os funcionários sobre acontecimentos da empresa, como eventos, recessos, etc.
Comunicação diagonal
Nesse tipo de comunicação, as informações circulam entre os diferentes níveis hierárquicos dentro da empresa, isto é, podem partir dos líderes para os colaboradores ou vice-versa. Além disso, ela pode ser direcionada a áreas específicas (ex.: comunicado para o setor financeiro).
“Convém destacar que a comunicação diagonal costuma servir para apresentar novidades ou reportar algum problema ou destaque de um setor específico.
Comunicação horizontal
Esse é um modelo de comunicação interna que ocorre entre os colaboradores da empresa. Geralmente ela ocorre entre os profissionais de um mesmo nível hierárquico, e é utilizada para melhorar as relações e os vínculos.
Comunicação visual
Como o próprio nome indica, a comunicação visual é aquela que investe em recursos visuais – como imagens, gráficos, etc. – para chamar a atenção dos profissionais e aumentar a visibilidade de informações importantes. Bons exemplos desse modelo são os cartazes, placas de sinalização e banners.
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Canais de comunicação interna
Agora que você já sabe a importância da comunicação interna, é necessário conhecer os principais canais que gestores e colaboradores usam para se comunicar com eficácia e direcionamento:
- Reuniões: esse é um canal tradicional e antigo, mas que não cai em desuso. Isso porque as reuniões — presenciais ou on-line — permitem tratar todos os assuntos de forma clara, evitando os ruídos e os mal-entendidos que uma comunicação pela internet pode causar.
- E-mail: serve para transmitir comunicados simples ou mais complexos e para enviar arquivos e documentos anexos.
- Intranet: refere-se a uma rede corporativa à qual apenas os colaboradores possuem acesso. Ideal para compartilhar arquivos, manuais, calendários, regimentos internos, plano de desenvolvimento individual (PDI), entre outros materiais e documentos.
- Chat interno: plataformas online como o Slack permitem que os profissionais de uma empresa troquem mensagens instantâneas com eficiência, agilidade e prontidão. Ótima opção para manter a equipe sempre alinhada e com as tarefas em dia.
- Mural físico: assim como as reuniões, esse é um recurso antigo, mas que funciona muito bem. Nesse sentido, um quadro na parede de áreas comuns, como copa e sala de reuniões, possibilita que todos os funcionários tenham acesso a recados, informações e datas relevantes.
- Newsletter: voltando para a internet, a newsletter consiste em uma espécie de jornal que chega no e-mail dos colaboradores e serve para mantê-los informados e engajados. Dentre os assuntos que podem ser abordados neste boletim informativo estão os informes sobre os eventos corporativos e os resultados positivos alcançados por uma equipe.
Boas práticas para uma comunicação eficaz
Apesar da comunicação interna ser essencial, nem todas as empresas conseguem implementá-la com eficácia no seu dia a dia, o que faz com que ela se torne inválida diante de todos os benefícios e vantagens que pode oferecer.
Nesse sentido, para que a comunicação da sua empresa seja realmente eficaz, vale a pena seguir as dicas listadas abaixo:
Estabelecer canais oficiais
Defina todos os canais que a empresa usará para a comunicação interna e determine a função de cada um. Use o chat interno para trocar mensagens diárias sobre as tarefas e marque reuniões para alinhar pontos, apresentar diagnósticos e discutir melhorias, por exemplo.
Garantir clareza
Atente-se para que as comunicações – em todas as esferas, canais e equipes – sejam claras. Isso significa evitar ruídos, ambiguidades e o uso de palavras rebuscadas, que podem comprometer o entendimento de alguma parte da equipe.
Incentivar o diálogo
Uma boa comunicação interna deve ser bidirecional, o que significa incentivar que todos os colaboradores, independentemente do nível hierárquico que estejam ocupando, se sintam confortáveis para expressar suas opiniões e feedbacks.
Adaptar a comunicação ao público
Ainda que seja somente para o público interno, esse é bastante variado – em termos de letramento, interesses, etc. Daí a importância de saber adaptar a comunicação, o que envolve utilizar formatos e recursos diferentes – como vídeos, podcasts, memes, etc. – para passar a mensagem que se deseja.
Evitar excessos
Na comunicação interna, menos também é mais. Ou seja, não se deve sobrecarregar os colaboradores com informações desnecessárias, as quais ofuscam as que são realmente importantes e valiosas.
Modelo de comunicação interna
Ainda com dúvidas sobre como colocar todas essas dicas em prática? Então veja um modelo de comunicação interna que preparamos para você:
[Aqui podemos colocar uma imagem com um modelo]
Como fazer um bom treinamento de comunicação interna
A comunicação é uma soft skill que, assim como qualquer outra, deve ser desenvolvida dentro de uma empresa por meio de treinamentos. E um facilitador para isso são as plataformas LMS, que permitem o aprendizado on-line.
Nesse sentido, saiba que a Mobiliza é uma plataforma de aprendizagem completa que permite a criação, organização e gestão de cursos de capacitação corporativa, facilitando a vida da equipe de T&D.
Isso porque ela conta com recursos diversos, desde a emissão automatizada de relatórios e certificados até dashboards personalizados para acompanhamento do progresso dos colaboradores no treinamento.
E o melhor: na Mobiliza, é possível encontrar cursos prontos e completos – inclusive de comunicação – para oferecer aos colaboradores. Eles contam com:
- Atividades de fixação e engajamento;
- Resumo para revisões;
- Vídeos curtos e dinâmicos, etc.
Assim, a equipe de treinamento economiza tempo e recursos.
Por isso, confira hoje mesmo os cursos prontos da Mobiliza e saiba como impulsionar a comunicação interna da sua empresa e muitas outras habilidades corporativas!
