O tempo é um dos maiores limitantes na hora de realizar qualquer projeto, inclusive em produção de treinamentos online: seja porque o curso precisa ser lançado antes de um evento com data marcada, seja porque a equipe que desenvolverá o projeto só estará disponível por tempo limitado, ou até mesmo porque há urgência ou pressão externa.
Normalmente, há várias pessoas interessadas no projeto, as que se envolvem diretamente e as que serão atingidas por seus resultados. Estes envolvidos têm o desejo e a necessidade de saber quando o projeto estará concluído. Por isso, um cronograma realista sempre se faz necessário.
Mas antes de fazer um cronograma para seu projeto de produção de treinamento online, você precisa já ter estruturado como este curso será, qual o modelo, objetivos e outros requisitos. Para realizar essa estrutura, veja o material gratuito Plano de curso e-Learning: Passo a Passo para criação.
Depois de já ter definido o “o que” será feito pelo seu projeto, chegou a hora de planejar o “quando” com seu cronograma. Para isso, montei um passo a passo com dicas para quem não é um profissional experiente de gestão de projetos, mas está com a responsabilidade de liderar uma equipe na produção de um treinamento online.
Este passo a passo irá mesclar conceitos mais tradicionais com alguns princípios de metodologias ágeis, mas não se preocupe com isso agora, a ideia aqui é ser simples e direto.
A melhor dica para a produção de treinamentos online
A maior dica de todas a respeito de cronogramas é: não se engane. Pode ser tentador ignorar dificuldades que só acontecerão no futuro, acreditar que quando chegar a hora “a gente dá um jeito” ou montar um cronograma sozinho sem consultar todas as pessoas envolvidas. Porém ceder a essas tentações é a receita certa para um cronograma não realista, que vai, na melhor das hipóteses, ser esquecido, ou mais provavelmente, frustrar os envolvidos.
Os 4 passos a seguir são uma forma simples e intuitiva de formar um bom cronograma.
Passo 1 – Divida o projeto online em partes menores
O primeiro passo é dividir o projeto em partes menores, e se algumas dessas partes ainda forem muito grandes, divida em partes menores ainda. Em projetos de produção de treinamentos online a divisão poderia parecer uma lista como esta:
- Produção de curso online
- Desenvolver o conteúdo
- Roteiro
- Estudar conteúdo e levantar dúvidas e pendências
- Escrever roteiro
- Revisar ortografia
- Validar com aprovador
- Produção
- Produzir vídeo inicial
- Capturar vídeo
- Editar vídeo
- Fazer infográfico
- Montar telas
- ….
- Produzir vídeo inicial
- Controle de qualidade
- Testar no ambiente
- Validar com especialista
- Revisar ortografia
- ….
- Publicação e divulgação
- Publicar curso e criar turmas
- Matricular alunos
- ….
Encare o último nível de cada divisão como uma tarefa, e busque que o tamanho dessas tarefas seja coerente com o tamanho do projeto, para que seja fácil distribuir entre os participantes de sua equipe e também facilite acompanhar o progresso. Para um projeto de dois ou três meses uma tarefa com mais de uma semana é grande demais, e menor meio período provavelmente é muito pequena.
Então, registre todas as tarefas. Podem ser post its em uma parede. Você pode dividir os grupos maiores, que na lista acima são etapas, por cores: verde para roteiro e azul para produção, por exemplo. Se a sua equipe é remota ou vocês não tem uma parede disponível, podem usar cards digitais como o Trello, que é gratuito. O essencial é que você tenha uma lista com tudo que você sabe que será feito para o projeto visível para toda a equipe, e isso deixará claro tudo que compõe o projeto.
Passo 2 – Priorize atividades e estime seu tempo
Sente com sua equipe e priorize todas as tarefas entre:
- Essenciais: o curso não poderá atingir seus objetivos sem elas.
- Importantes: sem elas o curso ficará significativamente prejudicado, ou você adicionará o risco de ele não ser aprovado, por exemplo.
- Interessantes: Tornam o processo ou o produto melhor, ou reduzem algum risco, mas o resultado final seria semelhante sem elas.
- Dispensáveis: Não contribuem diretamente para os objetivos do curso, devem ser descartadas.
Por exemplo, revisão de texto final, quando o curso está pronto, é essencial, mas a revisão de texto do roteiro é positiva.
Então estime quantos dias de alguém focado são necessários para concluir cada uma das tarefas. Um dia, meio dia? Três dias? Essa previsão precisa ser feita pela a equipe que vai realizar o trabalho. Anote em cada um dos post its essa duração.
Passo 3 – Monte seu cronograma
Para montar seu cronograma você utilizará os grandes grupos de tarefas que você dividiu no passo 1, que no nosso exemplo seriam as etapas para a produção de um curso:
Conteúdo, Roteiro, Produção, Controle de qualidade e Publicação.
Para estimar a duração de cada uma dessas etapas, basta somar os dias previstos para todas as tarefas que compõe essa etapa, depois, dividir esse número pelas pessoas envolvidas.
Por exemplo, se para construir o conteúdo leva 5 dias, e só haverá uma pessoa escrevendo o conteúdo, serão necessários 5 dias úteis para essa etapa estar concluída. Já a produção, se leva 10 dias inteiros para fazer todas as atividades da produção do curso, e há duas pessoas dividindo essas tarefas, então a etapa produção levará no mínimo 5 dias úteis também.
Então, sequencie as etapas no tempo de forma lógica: o roteiro só pode ser feito depois do conteúdo, e assim por diante:
Depois de ter a estrutura do cronograma, considere elementos da rotina da sua equipe e ajuste o cronograma de acordo, por exemplo:
- Há pessoas que trabalharão em outras demandas durante a fase em que ela se envolve com o projeto?
- Há feriados ou eventos da empresa nesse período?
- Alguém terá férias?
E, considere o risco desconhecido: se você não pode ter um cronograma flexível, adicione algum tempo extra em cada fase para evitar não cumprir seus prazos por imprevistos.
Você pode construir um gráfico como este com Microsoft Project, que é pago, ou sites com versões online gratuitas como Ganttpro. A vantagem é que esses programas é que eles já descontam os finais de semana se um prazo aumentar ou diminuir, você pode notar o reflexo disso em todo o projeto.
Passo 4 – Comunique e aprove o cronograma
O último passo é comunicar e aprovar o cronograma com os demais interessados no projeto, principalmente com quem encomendou e aprova o projeto.
Pode haver necessidade de ajustes no cronograma, e um dos pedidos mais comuns é para encurtar o prazo. Como você tem priorizado tudo que será feito no projeto, use isso para retirar partes não essenciais e assim diminuir os prazos, ou negociar para trazer mais pessoas para o projeto, ou ainda, se possível, começá-lo antes.
Essa é uma forma simplificada de construção de cronogramas que funcionam bem em projetos de baixa complexidade. Faça bom uso!
Você tem interesse em saber mais sobre gestão de projetos para educação a distância? Tem alguma dúvida ou ideia? Gostaria de ler sobre outro tópico de gestão? Comente abaixo e entrarei em contato.
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