Você já parou para pensar como foi o seu primeiro dia em um novo trabalho? Confuso, cheio de informações soltas e com aquela sensação de “acho que estou atrapalhando”? Pois é. Essa experiência, ainda muito comum, costuma ser resultado de um onboarding mal estruturado ou até inexistente.
O onboarding é justamente o processo que transforma esse começo turbulento em uma experiência clara, acolhedora e produtiva.
Ele ajuda o novo colaborador a entender onde está, o que se espera dele e como ele pode contribuir desde os primeiros dias. Não por acaso, as empresas que investem em onboarding reduzem a rotatividade e aceleram a produtividade dos novos talentos.
Ao longo deste artigo, você vai entender o que é onboarding, como fazer na prática, quais são suas etapas essenciais e como organizar tudo isso em um checklist simples e eficiente.
O que é onboarding?
De forma direta, onboarding é o processo de integração de um novo colaborador à empresa. Ele existe para garantir que essa pessoa compreenda a cultura, os valores, os processos e as responsabilidades do cargo que passa a ocupar.
Ao contrário do que muitos imaginam, onboarding não se resume a um único dia de apresentações. Ele é um processo contínuo, que começa antes mesmo do primeiro dia de trabalho e pode durar semanas ou até meses, dependendo da complexidade da função.
Quando se investe tempo no onboarding, você evita erros comuns do início da jornada e cria um sentimento de pertencimento desde cedo. Ou seja, ele prepara o colaborador não apenas para trabalhar, mas para se sentir parte do time. O mesmo acontece quando trazemos essa ação para ambiente digital.
O que é onboarding digital?
Com o crescimento do trabalho remoto, o onboarding digital passou a ser uma necessidade real das empresas. Nesse modelo, a integração acontece com o apoio da tecnologia, sem depender exclusivamente de encontros presenciais.
Atualmente, existem plataformas digitais que permitem centralizar os conteúdos e treinamentos em um único ambiente. Assim, o colaborador consegue avançar no seu ritmo, e entender melhor os processos da empresa, mesmo à distância.
Além disso, o onboarding digital facilita o acompanhamento do RH e das lideranças, tendo em vista que eles passam a ter dados claros sobre o engajamento e o progresso desses novos colaboradores nos treinamentos propostos a eles.
Leia também: Como estruturar um programa de onboarding digital
Quais são as fases do onboarding?
Apesar de cada empresa ter sua própria realidade, um onboarding eficiente costuma seguir algumas fases bem definidas. Como por exemplo:
1. Alinhamento
Tudo começa pelo alinhamento. Nessa fase, a empresa apresenta quem ela é, como funciona e quais são suas expectativas em relação ao novo colaborador.
É importante deixar claro alguns pontos, como: Cultura, valores, missão, objetivos e responsabilidades precisam ficar claros desde o início.
Esse também é o momento do pré-onboarding, quando a comunicação acontece antes do primeiro dia. Seja enviar um e-mail de boas-vindas ou até mesmo compartilhar materiais institucionais, todas essas ações reduzem a ansiedade do novo colaborador e cria uma sensação positiva logo de cara.
2. Preparação
A preparação acontece antes da chegada oficial, mas impacta diretamente a experiência do primeiro dia. Aqui entram tarefas como:
- Criação de acessos;
- Organização de ferramentas;
- Preparação do ambiente físico ou digital;
- Definição da agenda inicial.
Nada frustra mais um novo colaborador do que chegar cheio de expectativa e não conseguir trabalhar por falta de acesso ou orientação, não é? Por isso, essa fase demonstra toda a organização da empresa e respeito pelo trabalho do novo membro da equipe.
3. Recepção
A recepção marca o primeiro contato prático com a rotina da empresa. É nesse momento que o colaborador começa a formar suas primeiras impressões sobre o ambiente e o time.
Neste momento, é a hora de apresentar os colegas e explicar como funcionam os processos básicos. Isso fará toda a diferença. Não é apenas repassar informações, essa fase precisa transmitir acolhimento.
4. Treinamento
Depois da recepção, é o momento de aprofundar os conhecimentos. Os treinamentos em geral são responsáveis por preparar o colaborador para executar as suas atividades.
Aqui entram treinamentos técnicos, comportamentais, operacionais e todos os outros treinamentos que forem mapeados como importantes para essa função, além do uso de ferramentas internas.
O ideal é que esse aprendizado seja gradual, até mesmo para facilitar a assimilação do conteúdo e, consequentemente, o aproveitamento dos treinamentos.
5. Acompanhamento
Engana-se quem pensa que o onboarding termina quando o colaborador começa a produzir. O acompanhamento é essencial para garantir que a adaptação continue acontecendo de forma saudável.
Esta é a fase em que você monitora a adaptação do colaborador, seja através de reuniões com líderes ou avaliações de progresso para que, se necessário, seja realizado ajustes no plano de integração.
Checklist onboarding
Para facilitar a implementação prática, veja um checklist completo de tarefas essenciais:
Antes do primeiro dia (pré-onboarding):
- Enviar e-mail de boas-vindas com agenda do primeiro dia.
- Preparar acessos a sistemas e ferramentas.
- Compartilhar materiais de cultura e valores da empresa.
No primeiro dia:
- Recepção e tour pelo escritório ou apresentação de ferramentas.
- Introdução ao time e líderes.
- Breve sessão sobre cultura e missão.
- Revisão de expectativas e metas iniciais.
Durante as primeiras semanas:
- Treinamentos técnicos e comportamentais.
- Reuniões de alinhamento com líderes.
- Acompanhamento de desempenho inicial.
Após 30-90 dias:
- Revisão do plano 30-60-90 dias.
- Avaliação formal de adaptação e desempenho.
- Feedback bidirecional para ajustes de processo ou expectativas.
Melhor ferramenta para onboarding
A tecnologia pode e deve ser uma aliada no onboarding, principalmente quando falamos de treinamento e acompanhamento.Uma das ferramentas que pode apoiar o processo de onboarding é a Mobiliza LMS.
Com a Mobiliza, é possível criar trilhas de aprendizagem, centralizar conteúdos, automatizar comunicações e acompanhar o progresso dos colaboradores em tempo real, facilitando tanto o onboarding presencial quanto o digital.
Também permite personalizar materiais e aplicar estratégias de gamificação para tornar a experiência mais dinâmica. Dessa forma, as etapas de integração e de treinamento ficam mais estruturadas e fáceis de acompanhar, tanto para RH quanto para o próprio colaborador.
O onboarding é um dos momentos mais importantes da jornada do colaborador dentro da empresa, pois influencia diretamente o engajamento, a produtividade e a decisão de permanecer ou não no negócio.
Agora que você já sabe como fazer onboarding da forma certa, o próximo passo é estruturar esse processo de acordo com a realidade da sua empresa e garantir uma experiência realmente positiva para quem está chegando.
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Perguntas frequentes
Quanto tempo dura o processo de onboarding?
Não existe uma duração padrão. Em muitas empresas, o onboarding dura entre 30 e 90 dias, mas esse período pode variar conforme a função e a complexidade das atividades.
Mais importante do que o tempo é a qualidade do processo. Um onboarding bem acompanhado e estruturado gera mais resultados do que uma integração rápida e superficial.
